Avis 20190477 Séance du 26/09/2019

Madame X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 24 janvier 2019, à la suite du refus opposé par le maire de la Neuveville-sous-Montfort à sa demande de consultation, aux horaires d'ouverture, librement, sans rendez-vous imposé, ni limitation de temps, en sa qualité de conseillère municipale, des factures et bordereaux de l'exercice 2018. Après avoir pris connaissance de la réponse du maire de Neuveville-sous-Montfort, la commission, qui rappelle qu'elle n'est pas compétente pour interpréter les dispositions du code général des collectivités territoriales organisant l'information des conseillers municipaux mais que ces derniers peuvent se prévaloir des dispositions de droit commune du livre III du code des relations entre le public et l'administration relatif à l'accès aux documents administratifs et à la réutilisation des informations publiques, constate que le désaccord qui lui est soumis ne porte pas sur le caractère communicable des documents sollicités mais sur les modalités de communication de ces documents, le maire proposant une consultation sur rendez-vous et en sa présence. La commission rappelle qu'en cas de demande de consultation, l'administration peut définir des horaires d'accès aux documents sollicités ou organiser des rendez-vous entre ses services et les demandeurs. Néanmoins, le calendrier ainsi défini ne doit pas s'avérer excessivement restrictif, afin de ne pas constituer en lui-même une entrave à l'accès aux documents administratifs, qui sont, au cas présent, communicables en application de l'article L2121-26 du code général des collectivités territoriales. En l'espèce, la commission estime qu'eu égard à la taille de la commune et aux moyens dont elle dispose, et compte tenu du volume des documents dont l'intéressée souhaite prendre connaissance et de la nécessité de ne pas perturber le bon fonctionnement des services, les modalités de la consultation de ces documents, organisée sur deux rendez-vous successifs aux heures de permanence assurées par le maire, n’apparaît pas comme étant de nature à porter atteinte au droit d’accès aux documents sollicités. La commission précise également que l'ensemble des documents dont Madame X souhaite la consultation n'est pas communicable, ce qui implique qu'un représentant du maire assiste à cette consultation. La commission rappelle, en effet, que le premier alinéa de l’article 66-5 de la loi n° 71-1130 du 31 décembre 1971 portant réforme de certaines professions judiciaires et juridiques dispose : « En toutes matières, que ce soit dans le domaine du conseil ou dans celui de la défense, les consultations adressées par un avocat à son client ou destinées à celui-ci, les correspondances échangées entre le client et son avocat, entre l'avocat et ses confrères à l'exception pour ces dernières de celles portant la mention "officielle", les notes d'entretien et, plus généralement, toutes les pièces du dossier sont couvertes par le secret professionnel ». En application de ces dispositions, le Conseil d’État (CE, Ass. 27 mai 2005, Département de l'Essonne) a jugé que l'ensemble des correspondances échangées entre un avocat et son client, en l’espèce un département, notamment les consultations juridiques rédigées par l'avocat à son intention, sont des documents administratifs couverts par le secret professionnel. Il résulte également de la jurisprudence de la Cour de cassation que le secret professionnel de l’avocat couvre l’ensemble des pièces du dossier ainsi que l’ensemble des correspondances échangées entre l’avocat et son client, y compris celles de ces correspondances qui n’ont pas de rapport direct avec la stratégie de défense – comme la convention d'honoraires, ou les facturations afférentes émises par l’avocat (Cour de cassation, Civ-1, 13 mars 2008, pourvoi n° B05-11314). La commission estime, ainsi, que les documents comptables produits par la commune en vue du paiement des factures d’honoraires ne peuvent être regardés comme des «correspondances échangées entre le client et son avocat » mais comme des « comptes » de la collectivité au sens des dispositions citées de l’article L2121-26 du code général des collectivités territoriales. En revanche, les facturations, bien que constituant les pièces justificatives du paiement, sont protégées, dès lors qu’elles constituent des correspondances échangées entre la commune et son avocat, par le secret professionnel auquel l’article L2121-26 n’a pas entendu déroger. La commission précise au demandeur, s'il désire étudier plus commodément les documents sollicités, qu'il lui est loisible d'en demander également communication soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l'envoi du document (article R311-11 du code des relations entre le public et l’administration et arrêté du 1er octobre 2001) et que, lorsqu'une demande porte sur un nombre ou un volume important de documents, l'administration est fondée à étaler dans le temps la réalisation des photocopies afin que l’exercice du droit d’accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services.