Avis 20186199 Séance du 26/09/2019

Monsieur X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 18 décembre 2018, à la suite du refus opposé par le maire de Saint-Palais-sur-Mer à sa demande de communication de copies des documents suivants : 1) les précisions concernant les frais financiers mentionnés dans la délibération du 18 décembre 2008, engagés pour la réalisation (partielle) des programmes d'aménagements et d'équipements (PAE) votés dans le cadre de l'exécution du POS de 1989 ; 2) le bilan financier des travaux de réalisation d'un parking sur I'emplacement de l'ancienne Poste de Courlay, lequel précise le coût de démolition de la Poste et de son annexe, les frais de déblaiement de la construction, le terrassement et le remblaiement de l'ensemble du terrain d'environ 300 m2 figurant au cadastre sous le n°66, section AP ; 3) la décision créant une régie municipale pour la gestion de l'école de voile, ainsi que l'arrêté de création de la régie et de nomination de son régisseur ; 4) le coût des études d'urbanisme concernant : a) la ZPPAUP (Cabinet X) ; b) le PLU (Cabinet X) ; c) l'AVAP (Cabinets X) ; 5) une copie du règlement intérieur du conseil municipal. D'une part, la commission rappelle que si le livre III du code des relations entre le public et l'administration garantit à toute personne un droit d’accès aux documents administratifs existants ou susceptibles d’être obtenus par un traitement automatisé d’usage courant, il ne fait pas obligation aux autorités administratives de répondre aux demandes de renseignements qui leur sont adressées. Par suite, elle ne peut que se déclarer incompétente pour se prononcer sur le point 1) de la demande, qui porte en réalité sur des renseignements. D'autre part, la commission, qui en a pris connaissance, estime que les autres documents sollicités constituent des documents administratifs, communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration et, s'agissant des documents mentionnés aux points 3) et 5), en application de l’article L2121-26 du code général des collectivités territoriales. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire de Saint-Palais-sur-Mer a indiqué à la commission qu’il considérait la demande de Monsieur X comme abusive. La commission souligne cependant qu'une demande ne peut être considérée comme abusive que lorsqu'elle vise de façon délibérée à perturber le fonctionnement d'une administration ou qui ferait peser sur elle une charge excessive au regard des moyens dont elle dispose. Toute demande portant sur une quantité importante de documents ou le fait pour une même personne de présenter plusieurs demandes à la même autorité publique ne sont pas nécessairement assimilables à des demandes abusives. En l'espèce, il ne lui est pas apparu, compte tenu de la nature des documents demandés, du destinataire de la demande et des éléments portés à sa connaissance, que cette demande présenterait un caractère abusif. Elle invite toutefois Monsieur X à faire preuve de discernement et de modération dans l'usage qu'il fait du droit d'accès prévu par le livre III du code des relations entre le public et l’administration. La commission émet, dès lors, s'agissant des documents mentionnés aux points 2) à 5), un avis favorable à la demande. La commission rappelle enfin que, hormis le cas des demandes présentant un caractère abusif, le volume des documents demandés ne peut, par lui-même, justifier légalement un refus de communication. En revanche, l’administration est fondée, dans ce cas, à aménager les modalités de communication afin que l'exercice du droit d'accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Si la demande porte sur une copie de documents volumineux qu’elle n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, l'administration est notamment en droit d'inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Alternativement, elle peut convenir avec le demandeur d’un échéancier de communication compatible avec le bon fonctionnement des services. La commission souligne également qu'en application de l'article R311-11 du code des relations entre le public et l’administration, les frais correspondant au coût de reproduction des documents et, le cas échéant, d'envoi de ceux-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Ces frais sont calculés conformément aux articles 2 et 3 de l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001. L'intéressé doit être avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé. Par ailleurs, si l’administration ne dispose pas des moyens de reproduction nécessaires pour satisfaire une demande de communication portant sur un volume important de documents, elle peut faire établir un devis auprès d’un prestataire de service extérieur. Il lui appartiendra alors d'adresser le devis de ce dernier au demandeur pour qu'il y donne suite, s'il y a lieu.