Conseil 20185375 Séance du 10/01/2019

La commission d'accès aux documents administratifs a examiné dans sa séance du 10 janvier 2019 votre demande de conseil relative au caractère communicable, et dans l'affirmative dans quelles conditions, à Monsieur X, généalogiste, du fichier numérisé comportant les fiches domiciliaires de la ville pour la période 1875-1940, dont certaines ont été annotées depuis moins de 50 ans. La commission précise qu'elle a par ailleurs reçu de la société de Monsieur X copie d'une convention passée entre votre municipalité et la société X, en vertu de laquelle vous avez autorisé cette dernière à reproduire, à ses frais, les fiches domiciliaires dont il est question afin qu'elle puisse disposer, dans le cadre de ses recherches généalogiques professionnelles, d'une version numérisée de ces documents, dont vous avez par ailleurs reçu également les images numériques. S'agissant du contenu des fiches et de la réglementation régissant leur communication, la commission ne peut que se référer à ses conseils 20071264 et 20071265, en rappelant qu'elles contiennent, outre le nom et l’adresse des occupants, leur date de naissance, leur situation de famille, des indications similaires pour les membres de leur famille et que certaines comportent d’autres rubriques telles que la profession, la religion ainsi que, parfois, des éléments d'ordre politique ou associatif. Ces informations relèvent effectivement du secret de la vie privée des personnes physiques, dont la commission rappelle qu'elles sont désormais couvertes, au titre du 3° du I de l'article L213-2 du code du patrimoine, par un délai d'incommunicabilité de cinquante ans à compter de la date du document ou de sa date de clôture. Il résulte de ces dispositions que si en principe les fiches sont devenues librement communicables, puisque vous précisez qu'elles portent sur la période 1875-1940, néanmoins, pour celles comportant des mentions portées postérieurement à leur création, la date de la dernière mention portée sur elles détermine leur date de libre communicabilité. Vous ajoutez en effet que certaines de ces fiches comportent des annotations remontant aux années 1980, ce qui repousse leur libre communication aux années 2030. La commission précise cependant qu'en vertu de l'article L213-3 du code du patrimoine, une autorisation de consultation, par anticipation aux délais prévus par l'article L213-2, peut être accordée par l’administration des archives aux personnes, physiques ou morales, qui en font la demande dans la mesure où l'intérêt qui s'attache à la consultation des documents ne conduit pas à porter une atteinte excessive aux intérêts que la loi a entendu protéger. En l'espèce, la commission relève que la personne qui vous en fait la demande est un cabinet de généalogistes professionnels, et que notamment, à ce titre, ses membres ont reçu, en juillet 2018, une autorisation du directeur chargé des archives de France à consulter, par dérogation aux délais de communicabilité des archives publiques, les registres d'état civil de naissance et de mariage de moins de soixante-quinze ans. Compte tenu des garanties affichées par la société X, qu'il s'agisse de son expérience liée à l'utilisation d'archives nominatives non communicables, de sa sensibilité manifeste à la réglementation des traitements de données à caractère personnel et de son engagement à protéger l'accès aux images, qui seraient chiffrées et non accessibles par le réseau Internet, compte tenu également du fait que vous avez déjà donné accès à ces fiches à une société exerçant la même activité professionnelle que le demandeur, la commission vous invite donc, en tant qu'autorité dont ces documents émanent, à donner une suite favorable à la demande de dérogation déposée auprès de votre service d'archives municipales, conformément aux dispositions du I de l'article L213-3 du code du patrimoine. La commission vous précise que selon l’article L213-1 du code du patrimoine, l'accès aux archives publiques se fait « dans les conditions définies pour les documents administratifs à l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration ». Cet article instaure le principe du libre choix par le demandeur des formes dans lesquelles s'effectue la communication, dans la limite de vos possibilités techniques ; en l'espèce, le demandeur peut obtenir par transmission électronique et sans frais le fichier qui est disponible sous forme électronique.