Avis 20182346 Séance du 13/09/2018

Madame X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 11 mai 2018, d'une demande relative à la conformité au livre III du code des relations entre le public et l'administration de la facturation de 25 euros demandée par le directeur du centre hospitalier intercommunal de Villeneuve-Saint-Georges en contrepartie de l'obtention de la copie de son dossier médical. La commission, qui s'est déjà prononcée dans son avis n° 20181162 sur la communicabilité du dossier médical de Madame X, constate que la demande ne porte pas sur le principe de la communication de ce dossier mais sur les modalités de tarification proposées par l'établissement. Elle estime donc la demande recevable. La commission constate que le centre hospitalier intercommunal de Villeneuve-Saint-Georges facture un montant forfaitaire minimal de 25 euros pour la copie d'un dossier médical auquel peut s'ajouter un complément en cas de dossier « particulièrement volumineux ». A cet égard, elle rappelle qu'en vertu de l'article R311-11 du code des relations entre le public et l’administration, « des frais correspondant au coût de reproduction et, le cas échéant, d'envoi de celui-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Pour le calcul de ces frais sont pris en compte, à l'exclusion des charges de personnel résultant du temps consacré à la recherche, à la reproduction et à l'envoi du document, le coût du support fourni au demandeur, le coût d'amortissement et de fonctionnement du matériel utilisé pour la reproduction du document ainsi que le coût d'affranchissement selon les modalités d'envoi postal choisies par le demandeur ». Les frais autres que le coût de l'envoi postal ne peuvent excéder des montants définis par l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001, à savoir 0,18 euro la page en format A4, 1,83 euro pour une disquette et 2,75 euros pour un cédérom. L'intéressé est avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé. Lorsque l’administration est tenue d’externaliser la prestation en raison de ses propres contraintes techniques, la commission considère que le barème fixé par l’arrêté ne s’applique pas, cet arrêté ne s’appliquant que pour autant que la reproduction des documents est effectuée par l’administration elle-même. Dans ce cas, l’administration est alors fondée à facturer le prix exact de la reproduction, par le prestataire, des pièces en cause. Un devis, permettant au demandeur de connaître le détail de la prestation, doit cependant lui être préalablement soumis pour qu’il décide d’y donner suite, s’il y a lieu. Enfin, lorsque les supports ne sont pas prévus par les dispositions de l'arrêté mentionné plus haut et qu’elle assure elle-même la prestation, la commission considère qu’il appartient à l’administration de fixer elle-même le tarif, dans le respect des dispositions de l’article R311-1 du code des relations entre le public et l’administration rappelées ci-dessus. Elle apprécie alors également si le prix ne paraît pas excessif. Au total, les dispositions réglementaires qui viennent d'être rappelées n'interdisent pas en elles-mêmes la mise en place d'une politique tarifaire forfaitaire. En effet, elles n'imposent pas à l'administration de facturer les frais de reproduction ou d'envoi mais lui imposent seulement, lorsqu'elle facture ces frais et qu'elle assure elle-même la reproduction, de ne pas excéder les plafonds fixés par l'arrêté du 1er octobre 2001, le cas échéant en y ajoutant le coût d'affranchissement. La commission en déduit qu'une politique tarifaire forfaitaire de reproduction que mettrait en place une administration ne doit pas excéder, pour chaque dossier, le tarif résultant de cet arrêté pour les supports qu'il prévoit et le prix réel de reproduction dans les conditions qui viennent d'être rappelées pour les autres supports. En l'absence de réponse du directeur du centre hospitalier intercommunal de Villeneuve-Saint-Georges à la date de sa séance, la commission n'est pas en mesure de déterminer si le tarif forfaitaire demandé par le centre hospitalier excèderait, eu égard à la composition exacte du dossier de Madame X, les tarifs résultant de l'arrêté du 1er octobre 2001. Elle émet donc un avis favorable à la communication du dossier médical de Madame X en contrepartie d'une facturation dont il appartiendra au centre hospitalier d'établir qu'elle est conforme aux principes qui viennent d'être rappelés.