Avis 20181249 Séance du 28/06/2018

Monsieur X, X, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 9 mars 2018, à la suite du refus opposé par le préfet des Yvelines à sa demande de communication d'une copie de l'ensemble des déclarations préalables pour l'installation, le remplacement ou la modification de dispositifs ou matériels qui supportent de la publicité, adressées à la préfecture depuis le 24 octobre 1996, en précisant celles qui auraient fait l'objet de sanctions administratives pour non-respect du format publicitaire. La commission estime que ces documents administratifs sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration, sous réserve qu'ils aient été conservés et de l'occultation préalable des mentions dont la communication porterait atteinte à la protection de la vie privée, à savoir les éléments relatifs aux coordonnées du déclarant si celui-ci est une personne physique. Elle émet, sous ces réserves, un avis favorable. La commission rappelle ensuite que le droit de communication prévu le titre Ier du livre III du code des relations entre le public et l'administration ne s'applique qu'à des documents existants ou susceptibles d’être obtenus par un traitement automatisé d’usage courant. En revanche, et sous cette dernière réserve, cette loi ne fait pas obligation à l’administration saisie d’une demande de communication de procéder à des recherches en vue de collecter l'ensemble des documents éventuellement détenus (CE, 27 septembre 1985, Ordres des avocats de Lyon c/ X, recueil page 267), ou d'établir un document en vue de procurer les renseignements ou l'information souhaités (CE, 30 janvier 1995, Min. d'État, min. éduc. nat. et CE, 22 mai 1995, Association de défense des animaux victimes d'ignominie ou de désaffection). En l’espèce, la commission constate que la demande portant sur les déclarations ayant fait l'objet de sanctions tend en réalité à l’élaboration d’un nouveau document, qui ne peut être obtenu à l’aide d’un traitement automatisé d’usage courant. Elle déclare donc la demande d’avis irrecevable dans cette mesure. En réponse, à la demande qui lui a été adressée, le préfet des Yvelines a indiqué à la commission que la décision de non communication des documents sollicités dans le délai d'un mois résultait du retard pris par les services du ministère en charge de l'environnement à traiter la demande et que compte tenu de l'importance du fonds d'archives, il entendait inviter les représentants de l'Union de la publicité extérieure à venir consulter les documents à la direction départementale des territoires des Yvelines, au service en charge de la mise en oeuvre de la réglementation de la publicité extérieure. La commission rappelle que, hormis le cas des demandes présentant un caractère abusif, le volume des documents demandés ne peut, par lui-même, justifier légalement un refus de communication. En revanche, l’administration est fondée, dans ce cas, à aménager les modalités de communication afin que l'exercice du droit d'accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Si la demande porte sur une copie de documents volumineux qu’elle n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, l'administration est notamment en droit d'inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Alternativement, elle peut convenir avec le demandeur d’un échéancier de communication compatible avec le bon fonctionnement des services. La commission souligne également qu'en application de l'article R311-11 du code des relations entre le public et l’administration, les frais correspondant au coût de reproduction des documents et, le cas échéant, d'envoi de ceux-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Ces frais sont calculés conformément aux articles 2 et 3 de l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001. L'intéressé doit être avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé. Par ailleurs, si l’administration ne dispose pas des moyens de reproduction nécessaires pour satisfaire une demande de communication portant sur un volume important de documents, elle peut faire établir un devis auprès d’un prestataire de service extérieur. Il lui appartiendra alors d'adresser le devis de ce dernier au demandeur pour qu'il y donne suite, s'il y a lieu.