Avis 20181155 Séance du 14/06/2018

Monsieur X, pour la société de X, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 5 mars 2018, à la suite du refus opposé par le directeur départemental des territoires et de la mer du Var à sa demande de communication, par courrier électronique, de l'ensemble des documents prévus par l'article 3 de l'arrêté du 12 juillet 2011 relatif à la composition du dossier de demande d'agrément au titre de la protection de l'environnement, du dossier de renouvellement de l'agrément et à la liste des documents à fournir annuellement, concernant l'association agréée « Confédération environnement Méditerranée » portant sur la période 2015 à 2017, à savoir : 1) les nom, profession, domicile et nationalité des personnes chargées de son administra­tion ; 2) le rapport d'activité, les comptes de résultat et de bilan et leurs annexes approuvés par l'assemblée générale et le compte rendu des assemblées ; 3) le compte rendu des assemblées générales ordinaires et celui de toute assemblée générale extraordinaire éventuelle ; 4) les dates des réunions du conseil d'administration . La commission rappelle qu'aux termes de l’article L300-2 du code des relations entre le public et l’administration : « Sont considérés comme documents administratifs, (…), quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, les documents produits ou reçus, dans le cadre de leur mission de service public, par l’État, les collectivités territoriales ainsi que par les autres personnes de droit public ou les personnes de droit privé chargées d’une telle mission ». Selon l’article L311-1 du même code: « Sous réserve des dispositions des articles L311-5 et L311-6, les autorités mentionnées à l'article L300-2 sont tenues de communiquer les documents administratifs qu'elles détiennent aux personnes qui en font la demande (...) ». La commission relève qu'en l'espèce, les documents mentionnés aux points 2), 3) et 4) ont été reçus par la préfecture du Var dans le cadre de sa mission d'agrément des associations de protection de l'environnement prévue à l'article L141-1 du code de l'environnement. Elle estime que ces documents sont donc communicables au demandeur, sous réserve, le cas échéant, de l'occultation préalable des mentions relevant du secret de la vie privée. Elle émet, sous cette réserve, un avis favorable sur ces trois points. La commission rappelle également qu'aux termes de l'article 5 de la loi du 1er juillet 1901 relative au contrat d'association, qu'elle est compétente pour interpréter en vertu de l'article L342-2 du code des relations entre le public et l’administration : « Toute association qui voudra obtenir la capacité juridique prévue par l'article 6 devra être rendue publique par les soins de ses fondateurs. La déclaration préalable en sera faite à la préfecture du département ou à la sous-préfecture de l'arrondissement où l'association aura son siège social. Elle fera connaître le titre et l'objet de l'association, le siège de ses établissements et les noms, professions et domiciles et nationalités de ceux qui, à un titre quelconque, sont chargés de son administration (...) ». L'article 2 du décret du 16 août 1901, pris pour l'application de la loi du 1er juillet 1901, prévoit que : « Toute personne a droit de prendre communication sans déplacement, au secrétariat de la préfecture ou de la sous-préfecture, des statuts et déclarations ainsi que des pièces faisant connaître les modifications de statuts et les changements survenus dans l'administration ou la direction. Elle peut même s'en faire délivrer à ses frais expédition ou extrait ». La commission estime qu'il résulte de la combinaison de ces dispositions que les informations mentionnées au point 1) relèvent du droit d'accès prévu par l'article 2 du décret du 16 août 1901, sans que s'y oppose le secret de la vie privée prévu à l'article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration. Elle émet donc un avis favorable sur ce point. Enfin, en réponse à la demande qui lui a été transmise, le préfet du Var a indiqué à la commission qu'il considérait que l'association concernée étant inscrite au répertoire national des associations, les règles d'accès aux fichiers issues de la loi n° 78-16 du 6 janvier 1978 s'opposaient à la communication des documents et informations demandés. Toutefois, la commission rappelle que, concernant les données sur les associations recensées dans le répertoire national des associations, si l'accès des personnes aux données à caractère personnel figurant dans ce fichier est exclusivement régi par les dispositions de la loi du 6 janvier 1978, qu'elle n'a pas compétence pour interpréter, les tiers, c'est-à-dire les personnes non autorisées à consulter les fichiers en vertu des textes qui les créent, peuvent, quant à eux, se prévaloir des dispositions du livre III du code des relations entre le public et l'administration et des textes mentionnés à l'article L342-2 de ce code, pour obtenir communication, le cas échéant, des documents extraits de ces fichiers, dans le respect des dispositions ci-dessus rappelées.