Avis 20180367 Séance du 17/05/2018

Monsieur X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 16 janvier 2018, à la suite du refus opposé par le président du conseil d'administration du service départemental d'incendie et de secours (SDIS) de la Corse-du-Sud à sa demande de communication, par voie postale, des documents suivants : 1) son dossier personnel revêtu du tampon du SDIS2A comportant : a) l'ensemble des pièces avec le tampon de la date de réalisation de la copie ; b) le bordereau énumérant les pièces du dossier et faisant mention de leur nature et du nombre de pages pour chacune d'elles ; 2) les dossiers d'avis et notices individuelles le concernant, transmis à la commission administrative paritaire (CAP) nationale depuis 2001 ; 3) le rapport de l'inspection générale de l'administration adressé au conseil d'administration fin 2015 ; 4) les tableaux des promouvables et les tableaux annuels et complémentaires d'avancement pour les années 1996 à 2018 ; 5) le rapport d'évaluation de la direction générale de la sécurité civile et de la gestion des crises (DGSCGC) à la suite de son déplacement au SDIS2A début 2018 ; 6) le rapport relatif aux risques psychosociaux au sein du service ; 7) le rapport d'audit sur les ressources humaines du SDIS2A réalisé en 2015 par Monsieur X de la société X. La commission estime que les documents administratifs mentionnés aux points 1) et 2) sont communicables à l'intéressé en application de l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration. La commission souligne ensuite qu’elle a estimé, dans son conseil n°20121957 du 24 mai 2012, d’une part, que la liste des agents promouvables selon les règles statutaires sur un grade ou un cadre d’emploi supérieur est communicable à toute personne qui en fait la demande, en application de l’article L311-1 du code des relations entre le public et l’administration et, d’autre part, que la liste des agents promus est communicable à toute personne qui en fait la demande, en application des mêmes dispositions, dès lors que la divulgation du jugement de valeur qu’elle porte sur les agents concernés n’est pas susceptible de leur porter préjudice. La commission considère que les rapports visés aux points 3) et 5) constituent également des documents administratifs communicables à toute personne qui en fait la demande en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration, sous réserve de l'occultation préalable des mentions portant une appréciation ou un jugement de valeur sur une personne physique, nommément désignée ou facilement identifiable, ou faisant apparaître le comportement d'une telle personne, dès lors que la divulgation de ce comportement pourrait lui porter préjudice, conformément à l'article L311-6 de ce code. Elle émet donc un avis favorable à la communication des documents sollicités aux points 1) à 5), sous les réserves mentionnées plus haut, et prend note de l'intention du président du conseil d'administration du SDIS de la Corse-du-Sud de procéder à leur transmission à Monsieur X. S'agissant du point 6), la commission rappelle qu'aux termes des 1er et 2e alinéas de l’article L311-2 du code des relations entre le public et l’administration : « Le droit à communication ne s'applique qu'à des documents achevés. Il ne concerne pas les documents préparatoires à une décision administrative tant qu'elle est en cours d'élaboration ». En application de ces dispositions, la commission distingue ainsi deux types de documents : - les documents inachevés en la forme, tels que les ébauches, brouillons et versions successives d'un document, qui précèdent l'élaboration d'un document complet et cohérent, et qui ne peuvent être communiqués en l'état. Seul le document achevé sera communicable, le cas échéant. - les documents préparatoires, lesquels ont acquis leur forme définitive, mais dont la communication est subordonnée à l’intervention de la décision administrative qu'ils préparent. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le président du conseil d'administration du SDIS de la Corse-du-Sud a informé la commission que la « synthèse » qui lui a été transmise constitue uniquement un document de travail intitulé « risques psycho-sociaux. document de travail. premiers résultats de l'enquête menée au sein du SDIS ». Après avoir pris connaissance de ce document, la commission estime que si ce document de travail a seulement contribué à l'élaboration du rapport relatif aux risques psychosociaux, il n'est pas, par lui-même, communicable. Elle considère en revanche que le rapport relatif aux risques psychosociaux, sous réserve qu'il soit achevé, est communicable dans son intégralité, y compris ses éventuelles annexes, sous réserve, le cas échéant, des secrets mentionnés à l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration. La commission émet donc, sous ces réserves, un avis favorable au point 6) de la demande. La commission considère que le document mentionné au point 7), dont elle a pu prendre connaissance, constitue un document administratif soumis au droit d'accès prévu par l’article L311-1 du code des relations entre le public et l’administration, sous réserve de l'occultation des mentions, autres que celles concernant le demandeur, qui portent une appréciation ou un jugement de valeur sur une personne physique, nommément désignée ou facilement identifiable, qui font apparaître d'une personne physique ou morale un comportement dont la divulgation pourrait lui porter préjudice, ou dont la communication porterait atteinte à la protection de la vie privée. En l'espèce, elle estime que si la partie 1 du document (synthèse des entretiens) ne peut être communiquée à Monsieur X, les parties 2 et 3 ainsi que les annexes peuvent en revanche lui être transmises, après occultation des mentions surlignées par l'administration. Elle émet donc un avis favorable à la communication de ce document dans les conditions qui viennent d'être rappelées.