Avis 20175125 Séance du 31/12/2017

Madame X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 19 décembre 2017, à la suite du refus opposé par le maire de Lantosque à sa demande de communication de copies de l'ensemble des délibérations du conseil municipal pour la période 2014-2017. La commission rappelle qu’il résulte de l’article L2121-26 du code général des collectivités territoriales que toute personne peut demander communication des délibérations et procès-verbaux du conseil municipal, des arrêtés municipaux, ainsi que des budgets et comptes de la commune. L’ensemble des pièces annexées à ces documents, y compris les pièces justificatives des comptes, sont communicables à toute personne qui en fait la demande, selon les modalités prévues par l’article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration. La commission estime que les documents sollicités sont ainsi communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l’article L2121-26 du code général des collectivités territoriales. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire de Lantosque a informé la commission qu'il avait, par courrier électronique du 7 décembre 2017, invité Madame X à venir consulter les registres des délibérations en mairie. La commission en prend note mais relève que la demande porte non sur une consultation, mais sur l’envoi d’une copie des documents à l’adresse indiquée par Madame X. Le maire a en outre indiqué à la commission qu'il lui était difficile de répondre à la demande de Madame X en raison d'une insuffisance de personnel et de l'inexistence d'une régie de recettes affectée aux copies. La commission rappelle cependant que, hormis le cas des demandes présentant un caractère abusif, la quantité des documents demandés, en l'espèce une centaine de copies, ne peut, par elle-même, justifier légalement un refus de communication. En revanche, l’administration est fondée, dans ce cas, à aménager les modalités de communication afin que l'exercice du droit d'accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. La commission considère de plus que l'absence de régie de recettes ne saurait constituer un obstacle à l'application du 2° de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l'administration qui prévoit la possibilité pour le demandeur d'obtenir, à ses frais, une copie des documents. Elle précise enfin que, si l’administration ne dispose pas des moyens de reproduction nécessaires pour satisfaire une demande de communication portant sur un volume important de documents, elle peut faire établir un devis auprès d’un prestataire de service extérieur. Il lui appartiendra alors d'adresser le devis de ce dernier au demandeur pour qu'il y donne suite, s'il le souhaite. La commission émet donc un avis favorable à la délivrance à Madame X d'une copie des délibérations demandées, dans les conditions ci-dessus rappelées. Le présent avis est rendu au nom de la commission, par délégation donnée à son président en vertu des articles L341-1 et R341-5-1 du code des relations entre le public et l'administration.