Avis 20174683 Séance du 14/12/2017

Madame X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 18 septembre 2017, à la suite du refus opposé par le maire d'Essé à sa demande de copie des documents suivants : 1) l'intégralité des notes manuscrites prises par la secrétaire lors d'une réunion à laquelle ils étaient conviés qui s'est tenue le 10 octobre 2016 en présence de l'avocat de la commune, et non uniquement le compte rendu succinct ; 2) le taux des taxes communales des terrains devenus constructibles depuis moins de 18 ans ; 3) le compte rendu de l'avis du commissaire enquêteur, Monsieur X, relatif à l'enquête publique pour la révision du PLU ; 4) la délibération du conseil municipal relative à l'avis précité. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire d'Essé a informé la commission de ce qu’il n’a pu identifier l'acte administratif visé par le point 4) de la demande d'avis. La commission rappelle que le livre III du code des relations entre le public et l’administration ne fait pas obligation à l’administration saisie d’une demande de communication de procéder à des recherches en vue de collecter l'ensemble des documents éventuellement détenus (CE, 27 septembre 1985, Ordres des avocats de Lyon c/ X, recueil page 267). Elle estime que ce point de la demande de Madame X est trop imprécis pour permettre à l'administration d'identifier le document souhaité. Elle ne peut donc que déclarer cette demande irrecevable sur ce point et inviter la demanderesse, si elle le souhaite, à préciser la nature et l’objet de ce document. Le maire d'Essé a également informé la commission de ce que les documents visés aux points 2) et 3) ont été communiqués à la demanderesse par courriers en date, respectivement, du 5 octobre et du 22 septembre 2017. La commission déclare, dès lors, sans objet la demande d'avis sur ces deux points. S'agissant des notes visées au point 1) de la demande, la commission rappelle que la seule circonstance qu'un document soit manuscrit et n'ait pas été dactylographié ne fait pas obstacle à sa qualification de « document » au sens de l'article L300-2 du code des relations entre le public et l'administration. En revanche, la commission rappelle qu'en vertu de l'article L311-2 de ce code, le droit à communication ne s'applique qu'à des documents achevés. La commission estime, par suite, que des documents inachevés en la forme, tels que les ébauches, brouillons et versions successives d'un document, qui précèdent l'élaboration d'un document complet et cohérent, ne peuvent être communiqués en l'état. En l'espèce, la commission constate que ces notes prises au cours d'une réunion sont plus sensiblement plus complètes que le compte rendu dactylographié qui en a été établi. Elle considère, par suite, que ces notes doivent être vues non comme une ébauche ou un brouillon de ce compte rendu mais comme un document autonome achevé en la forme. Elle relève également que ce document a perdu son caractère préparatoire dès lors que les négociations qu'il retrace n'ont pas abouti et que l'administration a, en conséquence, renoncé à prendre la décision administrative qu'il prépare. Elle estime que ces notes sont communicables à l'intéressée, en application de l’article L311-6 du même code et émet donc un avis favorable sur ce point.