Avis 20174552 Séance du 30/11/2017

Monsieur X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 6 septembre 2017, à la suite du refus opposé par le maire de Saint-Jean-Pied-de-Port à sa demande de copie du graphique relatif à l'élaboration du PLU de la commune qui lui a été refusé après consultation le 29 juin 2017. La commission rappelle qu'en matière d'urbanisme, les documents qui se rapportent soit à un projet de plan local d’urbanisme, soit à sa modification ou révision, présentent le caractère de documents administratifs au sens du livre III du code des relations entre le public et l’administration. Si leur caractère communicable ou non dépend de l'état d'avancement de la procédure d'élaboration à la date de la demande, en revanche, à compter de l'approbation du plan local d'urbanisme par délibération du conseil municipal, l'ensemble des pièces se rapportant à ce document deviennent communicables à toute personne qui en fait la demande. La commission constate en l'espèce que la demande porte sur la copie du règlement du plan local d'urbanisme de la commune, de son rapport de présentation et de l’ensemble des annexes et pièces graphiques. La commission précise en outre qu'en vertu de l’article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document. L'article R311-11 du même code pris pour l'application de cet article prévoit que, « des frais correspondant au coût de reproduction et, le cas échéant, d'envoi de celui-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Pour le calcul de ces frais sont pris en compte, à l'exclusion des charges de personnel résultant du temps consacré à la recherche, à la reproduction et à l'envoi du document, le coût du support fourni au demandeur, le coût d'amortissement et de fonctionnement du matériel utilisé pour la reproduction du document ainsi que le coût d'affranchissement selon les modalités d'envoi postal choisies par le demandeur ». Ce n'est que dans l'hypothèse où l'administration sollicitée ne bénéficie pas des moyens techniques nécessaires à la reproduction, qu'elle peut solliciter un prestataire extérieur dont le devis devra alors être soumis pour accord au demandeur et dont l'administration peut ensuite exiger le paiement préalable. Dès lors, il lui appartient de faire établir, au préalable, un devis auprès d'une société équipée de ces moyens et de le soumettre au demandeur qui pourra être invité à acquitter, au préalable, les frais de reproduction correspondants. La commission relève, en l'espèce, que la demande porte sur une demande de délivrance d'une copie et non pas sur une demande de consultation. Par suite, la commission, qui a pris connaissance de la réponse de l'administration faisant état d'une proposition de consultation à laquelle Monsieur X n'a pas répondu, émet un avis favorable à la demande.