Avis 20174373 Séance du 16/11/2017

Maître X, conseil de Madame X, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 28 août 2017, à la suite du refus opposé par le directeur général de La Poste à sa demande de communication, par courrier électronique, à défaut par envoi postal, des documents suivants concernant sa cliente, employée au sein du bureau de poste de Verdier-Montrouge en qualité de gestionnaire de clientèle professionnelle : 1) l'intégralité des pièces contenues dans son dossier administratif individuel ; 2) son dossier constitué auprès du secrétariat du comité médical (convocations, rapports d'expertise médicale, avis et procès-verbaux) ; 3) son dossier constitué auprès du secrétariat de la commission de réforme (convocations, rapports d'expertise médicale, avis et procès-verbaux) ; 4) son dossier constitué auprès du service de médecine de contrôle statutaire ; 5) son dossier constitué auprès du service de médecine du travail ; 6) l'intégralité des documents relatifs à la saisine, effectuée par sa cliente, du service « Soutien aux Postiers », notamment l'ensemble des correspondances échangées via l'adresse « soutien.postiers@laposte.fr », et les documents, avis, rapports, analyses s'y rapportant ; 7) la copie du ou des règlement(s) ou note de service définissant les missions et attributions du service « Soutien aux Postiers » ; 8) l'intégralité des documents relatifs à la saisine, effectuée par sa cliente, du service « Médiatrice de la vie au travail », notamment l'ensemble des correspondances échangées via l'adresse « mediatrice.vieautravail@laposte.fr », et les documents, avis, rapports, analyses s'y rapportant ; 9) la copie du ou des règlement(s) ou note de service définissant les missions et attributions du service « mediatrice.vieautravail@laposte.fr » ; 10) l'intégralité des documents relatifs à la saisine, effectuée par sa cliente, du service « Conseiller mobilité département 92 DAST IDF ouest », notamment, l'ensemble des correspondances échangées avec Madame X, via l'adresse « X », et les documents, avis, rapports, analyses s'y rapportant ; 11) la copie du ou des règlement(s) ou note de service définissant les missions et attributions du service « Conseiller mobilité » ; 12) l'intégralité des documents relatifs à la saisine, effectuée par sa cliente, du service « Assistance sociale de La Poste », notamment l'ensemble des correspondances échangées avec Mesdames X, X, X, et Monsieur X, et les documents, avis, rapports, analyses s'y rapportant ; 13) la copie du ou des règlement(s) ou note de service définissant les missions et attributions du service « Assistance sociale de La Poste » ; 14) le rapport d'enquête interne effectuée suite aux signalements de souffrance au travail des agents du bureau de poste de Montrouge-Verdier et des agissements de Madame X, comprenant les témoignages ou auditions de Monsieur X, Madame X, Madame X, Monsieur X, Madame X, Madame X, Madame X, Madame X, Madame X ; 15) le compte-rendu de la réunion qui s'est tenue en juin 2012 entre les conseillers bancaires du bureau de poste de Montrouge-Verdier, Monsieur X, et le directeur départemental, au sujet des signalements de souffrance au travail des agents affectés au sein de ce bureau de poste et des agissements de Madame X ; 16) le compte-rendu de la visite du médecin du travail qui s'est déroulée en juin 2012 au sein de ce bureau de poste, suite aux signalements de souffrance au travail des agents et des agissements de Madame X ; 17) les documents relatifs à la mutation de Madame X en juillet 2012, notamment les actes d'une procédure disciplinaire qui aurait été diligentée contre cette dernière sur le fondement des agissements commis à l'encontre de sa cliente. La commission rappelle que La Poste est désormais, conformément à l’article 1-2 de la loi n° 90-568 du 2 juillet 1990 dans sa rédaction issue de la loi n° 2010-123 du 9 février 2010 relative à l'entreprise publique La Poste et aux activités postales, une société anonyme dont le capital est détenu majoritairement par l’État. Cette entreprise est en charge de missions de service public et d’intérêt général, définies par l’article 2 de la loi du 2 juillet 1990, comme le service universel postal, la contribution, par son réseau de points de contact, à l'aménagement et au développement du territoire, le transport et la distribution de la presse et l’accessibilité bancaire. La commission en déduit que les documents relatifs aux conditions de travail, à l'hygiène et à la sécurité de La Poste revêtent un caractère administratif lorsque et dans la mesure où ils concernent des agents de droit public. En outre, chaque agent public de La Poste a le droit d’obtenir communication des pièces qui le concernent, notamment son dossier personnel, en vertu de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration. S'agissant du document demandé sous le point 1, et dès lors qu'il ne ressort pas des pièces du dossier que Madame X ne serait pas agent public, la commission rappelle que les documents composant le dossier d’un agent public sont des documents administratifs en principe communicables à l’intéressé, en application de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration. Toutefois, le droit d’accès fondé sur la loi générale s’efface lorsqu’une procédure disciplinaire est en cours. Dans ce cas, seules s’appliquent alors les dispositions spéciales prévues par la loi du 22 avril 1905 (article 65) ou par les différentes lois statutaires que la commission n’est pas compétente pour interpréter. Une fois la procédure disciplinaire achevée, le dossier de l’intéressé lui est librement accessible sur le fondement du livre III du code des relations entre le public et l’administration. En l’espèce, la commission ne dispose d’aucune information concernant le déroulement d'une éventuelle procédure disciplinaire. Elle émet donc un avis favorable en l’état à la communication de son dossier au demandeur, sous réserve cependant qu'aucune procédure ne soit en cours. S'agissant des documents demandés sous les points 2, 3, 4 et 5, la commission rappelle qu'avant l'avis du comité médical ou de la commission de réforme ou, le cas échéant, du comité médical supérieur, la communication à l'agent du dossier soumis au comité médical est prescrite par l'article 7 du décret n° 86-442 du 16 mars 1986 pris en application de l'article 35 de la loi n° 84-16 du 11 janvier 1984 et conformément au principe général des droits de la défense. Ce dossier doit comporter le rapport du médecin agréé qui a examiné le fonctionnaire ainsi que la saisine du comité médical ou de la commission de réforme par l'autorité compétente et toutes les pièces sur lesquelles cette saisine est fondée (CE 3 décembre 2010, ministère de l'intérieur, de l'outre-mer et des collectivités territoriales req. n° 325813). La méconnaissance de ces dispositions est susceptible de vicier la procédure suivie devant le comité médical ou de réforme. La commission relève cependant que l'article L342-2 du du code des relations entre le public et l'administration ne lui donne pas compétence pour se prononcer sur le droit d'accès de l'agent à toutes les pièces de son dossier, y compris médicales, régi sur le fondement de la loi du 11 janvier 1984 par le décret du 16 mars 1986 et s'estime donc incompétente pour se prononcer sur les refus de communication intervenant sur des demandes présentées avant que les comités médicaux n'aient rendu leur avis. Une fois l'avis du comité médical ou de la commission de réforme ou, le cas échéant, du comité médical supérieur rendu, la commission estime que le rapport de la hiérarchie et la lettre de saisine de l'employeur sont des documents administratifs communicables à l'intéressé, en application de l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration, sous réserve d'en occulter d'éventuelles mentions faisant apparaître le comportement de tiers nommément désignés et dont la divulgation pourrait leur porter préjudice, comme par exemple des témoignages ou des plaintes de tiers à l'égard de l'agent concerné par le rapport. La commission rappelle par ailleurs que l'article L1111-7 du code de la santé publique reconnaît à toute personne le droit d'accéder aux informations concernant sa santé, détenues par des professionnels ou des établissements de santé, à l'exception des informations mentionnant qu'elles ont été recueillies auprès de tiers n'intervenant pas dans la prise en charge thérapeutique ou concernant un tel tiers. En vertu du même article et de l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration, ces informations sont communiquées au demandeur ou à son représentant, selon son choix, directement ou par l'intermédiaire d'un médecin qu'il désigne à cet effet. Une fois l'avis du comité médical rendu, les rapports du médecin du travail et du médecin agréé qui a examiné l'agent sont donc également communicables à ce dernier, à l'exception des informations mentionnant qu'elles ont été recueillies auprès de tiers n'intervenant pas dans la prise en charge thérapeutique ou concernant un tel tiers. En l'espèce la commission n'ayant pas d'informations relatives au contexte dans lequel intervient la demande de communication dont elle est saisie pour avis, ne peut qu'inviter l'administration à se déterminer sur cette dernière en fonction des principes qui viennent d'être rappelés. En particulier, si aucune saisine des différentes commissions précitée n'était en cours, la commission indique que les documents demandés seraient communicables au demandeur selon les modalités et sous les réserves indiquées en vertu de l'article L1111-7 du code de la santé publique. Elle émet donc un avis favorable. S'agissant des documents demandés sous les points 7, 9, 11 et 13, la commission, qui relève que ces derniers sont relatifs à l'organisation du service public postal, émet un avis favorable à leur communication, s'ils existent. Les documents demandés sous les points 6, 8, 10 et 12, tous relatifs aux saisines que Madame X a pratiquées auprès de plusieurs services de médiation internes au groupe La Poste, peuvent, pour celles d'entre elles qui ne sont pas déjà nécessairement en sa possession, lui être communiquées, sous réserve, toutefois, de l'occultation des annotations ou mentions qui seraient couvertes par l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration, et notamment de celles dont la divulgation pourrait révéler le comportement d'une tierce personne dans des conditions susceptibles de lui porter préjudice. La commission émet donc également, sous la réserve mentionnée, un avis favorable sur ces points de la demande. La commission relève par ailleurs que les rapports d'enquête et de visite du médecin du travail sont susceptibles de contenir des éléments relatifs à l'appréciation portée sur une personne physique. Ces seuls éléments ne sont pas, au sein de ces rapports, communicables et doivent être occultés avant communication. En revanche, la commission considère que les éventuels passages des rapports qui procèderaient à une évaluation critique du fonctionnement de la structure sans mettre en cause à titre personnel ses dirigeants ou d’autres agents présentent, quant à eux, un caractère communicable. Elle émet donc un avis défavorable sur la communication des premiers, et pourvu qu'ils soient détachables, un avis favorable sur la communication des seconds. Le document demandé sous le point 15 peut également être communiqué sous réserve de l'occultation des mentions couvertes par l'un des secrets protégés à l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration. A ce titre, la commission estime qu’il y a lieu d’en disjoindre ou d’occulter les éléments qui portent une appréciation ou un jugement de valeur sur une personne physique autre que le demandeur, nommément désignée ou facilement identifiable, qui font apparaître d'une personne physique ou morale autre que le demandeur un comportement dont la divulgation pourrait lui porter préjudice, ou dont la communication porterait atteinte à la protection de la vie privée de personnes autres que le demandeur. Sous ces réserves, la commission émet donc un avis favorable. Enfin, les documents demandés sous le point 17 ne sont communicables, en vertu des dispositions du même article L311-6, qu'à l'intéressée elle-même. La commission émet donc un avis défavorable à la communication de ces derniers. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le directeur général de La Poste a informé la commission de ce que le dossier administratif de Madame X pouvait être consulté dans ses services. La commission en prend note mais relève que la demande porte non sur une consultation, mais sur l’envoi d’une copie des documents par voie électronique ou à l’adresse indiquée par le conseil de Madame X. Elle invite donc La Poste à procéder à cet envoi, conformément aux dispositions de l’article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, moyennant le paiement préalable, le cas échéant, des frais de reproduction et d’envoi, dont le montant doit être porté à la connaissance du demandeur.