Avis 20172409 Séance du 07/09/2017

Maître X, X, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 18 mai 2017, à la suite du refus opposé par le maire de Gazeran à sa demande de copie de documents relatifs au PLU de la commune : 1) la délibération du conseil municipal approuvant le PLU en date du 21 mars 2017 ; 2) le compte rendu de la délibération ayant prescrit la révision du PLU de 2011 ; 3) le compte rendu de la délibération ayant arrêté le projet de PLU ; 4) le compte rendu de toutes les délibérations relatives à la procédure de concertation, ainsi que le registre mis en place ; 5) le compte rendu du débat au sein du conseil municipal sur les orientations du projet d'aménagement et de développement durable (PADD) ; 6) le compte rendu de toutes les réunions du conseil municipal ou de la commission chargé de l'élaboration du PLU ; 7) les justificatifs de la transmission de ces délibérations au contrôle de légalité ; 8) les convocations des membres du conseil municipal pour chacune des délibérations ; 9) les délégations de pouvoir accordées aux conseillers municipaux absents à l'une ou l'autre de ces délibérations ; 10) le détail de la composition du dossier adressé aux conseillers municipaux avant chaque délibération ; 11) les justificatifs des notifications du projet de PLU aux personnes publiques associées ; 12) les avis émis par les autorités associées et/ou consultées ; 13) le ou les porter à connaissance ; 14) la liste des modifications apportées au PLU après l'enquête publique ; 15) le registre d'enquête publique. A titre liminaire la commission rappelle qu’en matière d'urbanisme, les documents qui se rapportent à un projet de plan local d’urbanisme (PLU), présentent le caractère de documents administratifs au sens du titre Ier du livre III du code des relations entre le public et l'administration dont les modalités du droit d'accès varient au cours du temps, en fonction de l’état d’avancement de la procédure en cause. En l'espèce, la commission note que le plan local d'urbanisme de la commune de Gazeran a été approuvé par délibération en date du 21 mars 2017. En réponse à la demande qui lui a été adressée, l'administration a informé la commission que les documents sollicités aux points 1) et 3) étaient disponibles sur Internet à l’adresse suivante : www.gazeran.fr. Les documents demandés ayant ainsi fait l'objet d'une diffusion publique, au sens de l’article L311-2 du code des relations entre le public et l’administration, la commission ne peut que déclarer irrecevable la demande sur ces points. S'agissant des documents sollicités aux points 2), 4), 5) et 6), la commission considère qu'ils sont communicables en application de l'article L2121-26 du code général des collectivités territoriales et de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration, à l'exception de ceux qui feraient déjà l'objet d'une diffusion publique conformément au principe précédemment mentionné. La commission émet donc, sous cette réserve, un avis favorable sur ces points. S'agissant des documents sollicités aux points 7) à 15), l'administration a indiqué à la commission qu’elle considérait la demande comme abusive. La commission souligne cependant qu'une demande ne peut être considérée comme abusive que lorsqu'elle vise de façon délibérée à perturber le fonctionnement d'une administration. Toute demande portant sur une quantité importante de documents ou le fait pour une même personne de présenter plusieurs demandes à la même autorité publique ne sont pas nécessairement assimilables à des demandes abusives. En l'espèce, il ne lui est pas apparu, compte tenu de la nature des documents demandés, du destinataire de la demande et des éléments portés à sa connaissance, que cette demande présenterait un caractère abusif. Elle émet donc un avis favorable sur ces points, en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration. La commission rappelle que, hormis le cas des demandes présentant un caractère abusif, le volume des documents demandés ne peut, par lui-même, justifier légalement un refus de communication. En revanche, l’administration est fondée, dans ce cas, à aménager les modalités de communication afin que l'exercice du droit d'accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Si la demande porte sur une copie de documents volumineux qu’elle n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, l'administration est notamment en droit d'inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Alternativement, elle peut convenir avec le demandeur d’un échéancier de communication compatible avec le bon fonctionnement des services. La commission souligne également qu'en application de l'article R311-11 du code des relations entre le public et l’administration, les frais correspondant au coût de reproduction des documents et, le cas échéant, d'envoi de ceux-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Ces frais sont calculés conformément aux articles 2 et 3 de l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001. L'intéressé doit être avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé. Par ailleurs, si l’administration ne dispose pas des moyens de reproduction nécessaires pour satisfaire une demande de communication portant sur un volume important de documents, elle peut faire établir un devis auprès d’un prestataire de service extérieur. Il lui appartiendra alors d'adresser le devis de ce dernier au demandeur pour qu'il y donne suite, s'il y a lieu.