Avis 20171675 Séance du 08/06/2017

Monsieur X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 11 avril 2017, à la suite du refus opposé par le maire de Saussignac à sa demande de communication des documents suivants : 1) la liste des permis de construire délivrés par la mairie entre le 1er janvier 2014 et le 31 décembre 2016, comportant notamment la référence du permis de construire, la date de délivrance, le numéro de la parcelle cadastrée d'origine, les noms et prénoms du propriétaire vendeur et du propriétaire bénéficiaire ; 2) les listes des administrés de la commune au 31 décembre 2013 et au 31 décembre 2016, classées par ordre alphabétique et par famille, comportant notamment le nom et prénom, la qualité, la date et le lieu de naissance et le lieu de résidence ; 3) les plans en couleur relatifs au projet d'assainissement collectif soumis à enquête publique des mois de novembre et décembre 2012; 4) les documents liés aux plans soumis à enquête publique ; 5) les documents de l'enquête publique ; 6) la liste des membres de la commission d'urbanisme de la commune en exercice à la fin de l'année 2012 ; 7) la liste des membres de la commission extra-municipale chargée du suivi du dossier d'assainissement, en précisant pour chaque membre les noms et prénoms, la fonction et le lieu de résidence ainsi que la date de création de la commission et ses attributions. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire de Saussignac a informé la commission que les documents sollicités au point 1) ont été transmis au demandeur par courrier du 29 mai 2017. La commission, qui a pu consulter ce document, observe que celui-ci comporte le nom des propriétaires des biens sur lesquels portent les autorisations, à la date du dépôt de la demande, et qui sont les seuls pétitionnaires au sens des dispositions du code de l'urbanisme. Estimant que la demande avait été satisfaite, elle ne peut que déclarer sans objet la demande d’avis sur ce point. S'agissant des listes des administrés de la commune visées au point 2), l'administration a indiqué que ces documents étaient inexistants. La commission rappelle à cet égard que le livre III du code des relations entre le public et l’administration n’a ni pour objet, ni pour effet, de contraindre l’administration à établir un document nouveau en vue de satisfaire une demande, en particulier lorsque celle-ci tend à l’élaboration ou à la motivation d’une décision administrative, sauf si le document, qui n'existe pas en l'état, peut être obtenu par un traitement automatisé d'usage courant. Elle constate en l’espèce que le point 2) tend à l’élaboration d’un nouveau document, qui ne peut être obtenu par un traitement automatisé d’usage courant. Elle déclare donc la demande d’avis irrecevable sur ce point. Concernant les documents énoncés aux points 3) à 5), le maire de Saussignac a fait savoir à la commission que, par le même courrier du 29 mai 2017, il avait informé Monsieur X que compte tenu de leur volume, les documents sollicités étaient consultables en mairie et qu'il lui serait possible d'en obtenir une copie à cette occasion. La commission en prend note mais relève que la demande porte non sur une consultation, mais sur l’envoi d’une copie des documents à l’adresse indiquée par le demandeur. Elle invite donc la commune à procéder à cet envoi, conformément aux dispositions de l’article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration. La commission précise à toutes fins utiles que, lorsqu'une demande porte sur un nombre ou un volume important de documents, l'administration est fondée à étaler dans le temps la réalisation des photocopies afin que l’exercice du droit d’accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Les frais de reproduction et d’envoi peuvent être facturés dans le respect des textes en vigueur (article R311-11 du code des relations entre le public et l’administration et arrêté du 1er octobre 2001), mais non le coût correspondant au surcroît de travail occasionné par la demande. Le paiement de ces frais, dont le demandeur doit être informé, peut être exigé préalablement à la remise des copies. La commission émet donc un avis favorable sur ces points de la demande. Enfin, bien qu'ayant relevé que les informations sollicitées par Monsieur X au point 7) lui avaient été données par le même courrier du 29 mai 2017, la commission observe que le demandeur avait souhaité la communication d'un document et non d'un renseignement. Elle rappelle à cette occasion qu'aux termes de l’article L2121-26 du code général des collectivités territoriales, dont elle a compétence pour examiner les conditions d’application, « toute personne physique ou morale a le droit de demander communication et de prendre copie totale ou partielle des procès-verbaux du conseil municipal, des budgets et des comptes de la commune et des arrêtés municipaux. Chacun peut les publier sous sa responsabilité. La communication des documents mentionnés au premier alinéa, qui peut être obtenue aussi bien du maire que des services déconcentrés de l’État, intervient dans les conditions prévues par l'article L311-9 du code des relations entre le public et l'administration ». La commission estime par conséquent que la délibération du conseil municipal fixant la liste des membres de la commission de l'assainissement collectif est communicable à toute personne en faisant la demande, en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration. Elle émet donc un avis favorable sur ce dernier point ainsi que, pour les mêmes motifs, sur le point 6).