Conseil 20163557 Séance du 15/09/2016

La commission d'accès aux documents administratifs a examiné dans sa séance du 15 septembre 2016 votre demande de conseil relative au caractère communicable à des tiers (INTERMARCHE et une mairie) du rapport établi par la direction départementale de la cohésion sociale et de la protection des populations (DDCSPP) en date du 10 juin 2016, constatant une exploitation illicite de surfaces de ventes commerciales par la SAS SOTOURDI (CARREFOUR MARKET), alors que l'arrêté préfectoral de fermeture des surfaces de vente exploitées illicitement est en cours d'exécution. La commission constate qu'aux termes de l’article L752-3 du code de commerce : « Les agents habilités (…) constatant l'exploitation illicite d'une surface de vente, (…) établissent un rapport qu'ils transmettent au préfet du département d'implantation du magasin. (…) Le préfet peut mettre en demeure l'exploitant concerné soit de fermer au public les surfaces de vente exploitées illégalement en cas de création, soit de ramener sa surface commerciale à l'autorisation d'exploitation commerciale accordée par la commission d'aménagement commercial compétente, dans un délai d'un mois. Sans préjudice de l'application de sanctions pénales, il peut, à défaut, prendre un arrêté ordonnant, dans le délai de quinze jours, la fermeture au public des surfaces de vente exploitées illicitement, jusqu'à régularisation effective. Ces mesures sont assorties d'une astreinte journalière de 150 euros par mètre carré exploité illicitement. (…) Est puni d'une amende de 15 000 euros le fait de ne pas exécuter les mesures prises par le préfet et prévues au troisième alinéa. (…) ». Il résulte de ces dispositions que le rapport de constatation en cause est établi à destination du préfet et constitue un document administratif communicable de plein droit à toute personne qui en fait la demande, en application de l’article L311-1 du code des relations entre le public et l’administration, sous les réserves suivantes : - le rapport doit être achevé en la forme ; - il doit avoir perdu son éventuel caractère préparatoire : la commission rappelle qu’un document préparatoire est exclu du droit d’accès, aussi longtemps que la décision administrative qu’il prépare n’est pas intervenue ou que l’administration n’y a pas manifestement renoncé, à l’expiration d’un délai raisonnable. Ainsi, lorsqu’un arrêté par lequel votre service, après avoir constaté une ou plusieurs violations de la réglementation en vigueur, met en demeure l’établissement d’y remédier dans un certain délai sous peine de sanctions, le rapport correspondant revêt un caractère préparatoire jusqu’à ce qu’une décision de sanction ait été prise ou que l’administration ait renoncé à la prendre ; - enfin, la communication doit être précédée de l’occultation d’éventuelles mentions couvertes par l’article L311-6 du même code, notamment le secret en matière commerciale et industrielle, le secret de la vie privée ou encore celles qui portent une appréciation ou un jugement de valeur sur une personne physique, nommément désignée ou facilement identifiable ou qui font apparaître le comportement d'une personne, dès lors que la divulgation de ce comportement pourrait lui porter préjudice. En l’espèce, la commission constate que le rapport que vous lui avez transmis a été réalisé le 10 juin 2016 et qu’il a donné lieu à un arrêté du 27 juin 2016 ordonnant la fermeture des espaces exploités illégalement avant le 13 juillet 2016 assortie d’une astreinte au delà de ce délai. Aux termes des dispositions du code de commerce précitées, la procédure de contrôle s’achèvera dès que l’exploitant aura obtempéré à l’injonction ou après qu’une amende lui aura été infligée ou après un délai raisonnable si vous renoncez à prendre une telle sanction. La commission estime donc que le rapport revêt jusqu’à cette date un caractère préparatoire. Elle attire néanmoins votre attention sur le caractère temporaire de cette situation : dès qu’il aura été statué définitivement sur le cas de l’exploitant, la procédure de contrôle devra être considérée comme close et le rapport deviendra librement communicable, sans occultation, dès lors qu’il ne comporte aucune mention couverte par l’un des secrets précités et qu’il ne résulte pas de l’instruction que sa communication porterait atteinte au déroulement d’opérations préliminaires à l’engagement d’une procédure juridictionnelle.