Conseil 20160991 Séance du 28/04/2016

La commission d'accès aux documents administratifs a examiné dans sa séance du 28 avril 2016 votre demande de conseil relative à une demande, présentée par une conseillère municipale, portant sur des travaux d'aménagement effectués depuis 2002 : il vous est demandé de communiquer l'état sur les participations pour voiries et réseaux avec mentions de la zone considérée avant la date du vote du conseil municipal, la surface et le prix du m² et le détail des mandats émis à ce jour ainsi que celui des travaux effectués et leur montant. La commission rappelle, à titre liminaire, qu'elle n'est pas compétente pour se prononcer sur les droits d'information que les conseillers municipaux tirent, en cette qualité, de textes particuliers tel l'article L2121-13 du code général des collectivités territoriales, qui dispose que : « Tout membre du conseil municipal a le droit, dans le cadre de sa fonction, d'être informé des affaires de la commune qui font l'objet d'une délibération ». Toutefois, cette circonstance ne fait pas obstacle à ce que les élus puissent se prévaloir du droit d'accès prévu par le livre III du code des relations entre le public et l'administration, qui est ouvert à toute personne, indépendamment des fonctions qu'elle exerce ou des mandats qu'elle détient. Vous vous demandez, en premier lieu, si pèsent sur les administrations des obligations en matière de production d'un document de synthèse. La commission rappelle que le droit de communication prévu à l'article L311-1 du code des relations entre le public et l’administration ne s'applique qu'à des documents existants ou susceptibles d’être obtenus par un traitement automatisé d’usage courant. En revanche, et sous cette dernière réserve, cette loi ne fait pas obligation à l’administration saisie d’une demande de communication de procéder à des recherches en vue de collecter l'ensemble des documents éventuellement détenus (CE, 27 septembre 1985, Ordres des avocats de Lyon c/ X, recueil page 267), ou d'établir un document en vue de procurer les renseignements ou l'information souhaités (CE, 30 janvier 1995, Min. d'État, min. éduc. nat. c/ Mme X et CE, 22 mai 1995, Association de défense des animaux victimes d'ignominie ou de désaffection). En matière environnementale toutefois, le droit d’accès porte sur des informations identifiées et non sur des documents identifiés. En l’espèce, la commission constate que la demande dont vous avez été saisi tend clairement à l’élaboration d’un nouveau document. Si celui-ci ne peut être obtenu à l’aide d’un traitement automatisé d’usage courant, la demande peut être rejetée comme irrecevable. Vous indiquez, en deuxième lieu, vous interroger également sur la recevabilité de la demande en ce que, portant sur l'ensemble des participations pour voiries et réseaux depuis 2002, elle vous semble revêtir un caractère général et concerne plusieurs documents différents non référencés et non datés. La commission estime qu'une demande peut être rejetée comme irrecevable si elle est trop imprécise pour permettre à l'administration d'identifier les documents souhaités. Il appartient alors au demandeur, s’il le souhaite, de préciser la nature et l’objet des documents dont il sollicite la communication. En l'espèce, la commission estime cependant que la demande est suffisamment précise si elle peut être satisfaite en ayant recours à un traitement automatisé des données. Enfin, vous souhaitez savoir si le détail des mandats émis sur ces opérations peut être transmis, dès lors que ces documents contiennent des données à caractère personnel. La commission rappelle qu'en application de l'article L2121-26 du code général des collectivités territoriales, « toute personne physique ou morale a le droit de demander communication des procès-verbaux du conseil municipal, des budgets et des comptes de la commune et des arrêtés municipaux ». Elle précise que ces dispositions permettent à toute personne qui en fait la demande d’obtenir communication des pièces justificatives des comptes de la commune, sous certaines réserves qui ne paraissent pas en cause en l'espèce.