Avis 20160987 Séance du 14/04/2016

Monsieur X, pour l'association X, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 17 mars 2016, à la suite du refus opposé par la présidente de la communauté d'agglomération du bassin d'Arcachon Sud (COBAS) à sa demande de communication des documents et éléments suivants relatifs à la délégation d'une partie du service public de l'eau potable : 1) les feuilles de présence et d'émargement signées à l'occasion des réunions de négociation, dont les émargements des représentants suivants: a) la collectivité ; b) les élus ; c) les techniciens ; d) l'assistance à maîtrise d'ouvrage ; e) les représentants de la direction générale de la concurrence, de la consommation et de la répression des fraudes (DGCCRF) ; f) les comptables publics à l'exception des personnes représentant les candidats ; 2) les lettres adressées aux entreprises candidates ayant permis de préciser le cahier des charges adressé aux candidats ; 3) les rapports, études et notes de l'entreprise « collectivités conseil », assistante à la maîtrise d'ouvrage ; 4) les lettres de convocation adressées aux membres du conseil communautaire à l'occasion du vote du contrat ; 5) la décision de signer le contrat de délégation de service public formalisé autrement que par l'apposition de la signature du représentant de la communauté d'agglomération. En réponse à la demande qui lui a été adressée, la présidente de la COBAS a informé la commission que l'assistant à la maîtrise d'ouvrage n'a pas produit le rapport, étude ou note à l'intention du maître d'ouvrage, visé au point 3) mais a seulement participé à la rédaction des documents établis par celui-ci, et qu'elle a adressé au demandeur, par courrier du 5 avril 2016, copie des lettres mentionnées aux points 2) et 4) de la demande. La commission ne peut dès lors que déclarer la demande sans objet sur ces points comme portant sur des documents soit inexistants soit communiqués. La présidente de la COBAS a en outre indiqué que la liste de présence ou d'émargement aux réunions de négociation, visée au point 1) n'existait pas. La commission a cependant pris connaissance des autorisations formelles des membres présents à chaque réunion autorisant les captations sonores qui lui ont été communiquées par la présidente de la COBAS. Elle observe que seuls les noms et les signatures des participants y apparaissent et qu'aucune mention relative à leur vie privée n'y figure. Ces documents pouvant s'apparenter à une liste d'émargement, la commission invite la présidente de la COBAS à les communiquer au demandeur. Elle émet donc un avis favorable sur ce point. S'agissant du point 5), la présidente de la COBAS a informé la commission qu'il n'existe pas de document relatif à la décision de signer le contrat autre que la délibération n° 15-231 du conseil communautaire du 30 octobre 2015 autorisant son président à le signer. La commission, qui considère que cette délibération est communicable à toute personne qui en fait la demande en application de l'article L5211-46 du code général des collectivités territoriales émet un avis favorable sur ce point et invite la présidente de la COBAS à communiquer cette délibération au demandeur.