Avis 20160282 Séance du 18/02/2016

Monsieur X et Madame X ont saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 19 janvier 2016, à la suite du refus opposé par le maire de Port-Sainte-Foy-et-Ponchapt à leur demande de communication d'une copie de l'intégralité du dossier relatif au permis de construire n° 0024335095S0004 délivré le 25 juillet 2009 pour la construction de ASEPF Maison Notre-Dame, notamment : 1) la notice explicative ; 2) les documents graphiques ; 3) le procès-verbal de sécurité établi à l'issue de la réunion en date du 11 octobre 2010 ; 4) le compte rendu établi par l'agent de l'unité territoriale du bergeracois lors de la réception des travaux de fin de chantier. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire de Port-Sainte-Foy-et-Ponchapt a informé la commission que l'ensemble des documents sollicités pouvaient être consultés sur place par les demandeurs, à l'exception des documents suivants : - les documents concernant la modification de ce permis de construire, qui n'existent pas dès lors qu'aucune demande de modification n'a été adressée à la commune ; - le compte-rendu rédigé par l'agent de l'UT du Bergeracois lors de la réception des travaux de fin de chantier car la commune ne le détient pas. A cet égard, le maire de la commune a souligné que le document était probablement détenu par la cellule d'urbanisme de la communauté de communes du Pays Foyen. La commission ne peut, en premier lieu, que déclarer sans objet la demande en tant qu'elle porte sur des documents modificatifs du permis de construire, qui n'existent pas. La commission rappelle, en second lieu, que les documents détenus par l'administration et relatifs aux autorisations individuelles d'urbanisme, telles que les permis de construire et les déclarations préalables, sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration, dès lors qu'il a été statué sur la demande d'autorisation, ce qui retire à ces documents leur caractère préparatoire, ce qui est bien le cas en l'espèce. Elle émet donc un avis favorable à la communication des autres documents sollicités. La commission prend note de la réponse du maire concernant une possible consultation sur place de ces documents mais relève que la demande porte sur l’envoi d’une copie des documents à l’adresse indiquée par les demandeurs. Elle invite donc la commune à procéder à cet envoi, conformément aux dispositions de l’article L311-9 du code des relations entre le public et l'administration, moyennant le paiement préalable, le cas échéant, des frais de reproduction et d’envoi, dont le montant doit être porté à la connaissance des demandeurs. La commission rappelle enfin qu’il lui appartient, en application du sixième alinéa de l’article L311-2 du code des relations entre le public et l'administration, de transmettre la demande de communication, accompagnée du présent avis, à l’autorité administrative susceptible de détenir le compte rendu sollicité au point 4 de la demande, en l’espèce la cellule d'urbanisme de la communauté de communes du Pays foyen, et d’en aviser les demandeurs.