Avis 20156031 Séance du 21/01/2016

Monsieur X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 23 décembre 2015, à la suite du refus opposé par le ministre de l'intérieur à sa demande de consultation et de copie sur CD-ROM de son dossier individuel complet, numéroté et classé sans discontinuité, se trouvant à la direction départementale de la sécurité publique des Bouches-du-Rhône, et ce avant sa reprise de service à l'issue de son congé de maladie. La commission rappelle que les documents composant le dossier d’un agent public sont des documents administratifs en principe communicables à l’intéressé, en application de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration, sous réserve que ne soit pas en cours une procédure disciplinaire. S'agissant des modalités de communication, la commission rappelle qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document. La commission estime que ces dispositions ne font pas obligation à l’administration de communiquer sous forme électronique les documents dont elle ne dispose pas déjà sous cette forme, ou de numériser un document disponible en version papier. En application de ces principes et en l'absence de réponse de l'administration à la date de sa séance, la commission estime que les documents sollicités sont communicables à Monsieur X, y compris pendant le temps du congé maladie de l’intéressé, par consultation sur place et, s'il le souhaite, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui‐ci et aux frais du demandeur. Elle émet donc, sous ces réserves, un avis favorable à la demande d'avis.