Avis 20155855 Séance du 21/01/2016

Monsieur X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 8 décembre 2015, à la suite du refus opposé par le maire de Grandfontaine à sa demande de communication, de préférence au format numérique, en sa qualité de conseiller municipal, du grand livre du compte administratif de l'année 2014, alors que le maire lui propose une consultation sur place. La commission rappelle, à titre liminaire, qu'elle n'est pas compétente pour se prononcer sur les droits d'information que les conseillers municipaux tirent, en cette qualité, de textes particuliers tel l'article L2121-13 du code général des collectivités territoriales, qui dispose que : « Tout membre du conseil municipal a le droit, dans le cadre de sa fonction, d'être informé des affaires de la commune qui font l'objet d'une délibération ». Toutefois, cette circonstance ne fait pas obstacle à ce que les élus puissent se prévaloir du droit d'accès prévu par le livre III du code des relations entre le public et l'administration, qui est ouvert à toute personne, indépendamment des fonctions qu'elle exerce ou des mandats qu'elle détient. Après avoir pris connaissance de la réponse de l’administration à la demande qui lui a été adressée, la commission estime que les documents demandés sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l’article L2121-26 du code général des collectivités territoriales. Elle rappelle, s'agissant des modalités de cette communication, qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document. A cet égard, la commission précise que les frais autres que le coût de l'envoi postal ne peuvent excéder des montants définis par l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001, à savoir, dans le cas de copies réalisées sur support papier, 0,18 euro la page en format A4. Ces dispositions s'appliquent aussi bien aux collectivités territoriales qu'à l'État et à ses établissements publics. La commission émet donc un avis favorable à la communication du document sollicité, selon la modalité choisie par le demandeur, à savoir par voie électronique. La commission précise que, hors le cas où un texte prévoit expressément qu’un document n’est communicable qu’aux personnes justifiant d’une qualité ou d’un intérêt particulier, tel que l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration, l’administration ne saurait légalement se fonder sur les motivations réelles ou supposées du demandeur, notamment quant à la réutilisation qu’il envisage d’en faire, sur l’absence d’indication de ses motifs dans la demande ou sur l’identité du demandeur, pour refuser de procéder à la communication de documents communicables. Elle invite toutefois l’administration à appeler l’attention du demandeur sur les règles auxquelles la réutilisation de ces informations publiques est soumise. En particulier, sauf accord de l'administration, la réutilisation des informations publiques est soumise à la condition que ces dernières ne soient pas altérées, que leur sens ne soit pas dénaturé et que leurs sources et la date de leur dernière mise à jour soient mentionnées, conformément à l’article 12 de la loi du 17 juillet 1978 ; par ailleurs, la réutilisation des informations publiques comportant des données à caractère personnel est soumises aux dispositions de l’article 13 de la même loi et notamment à celles de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978.