Avis 20155758 Séance du 07/01/2016

Madame X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 02 décembre 2015, à la suite du refus opposé par maire de Saint-Martin-d'Hères à sa demande de copie, en sa qualité de conseillère municipale, des documents suivants : 1) les comptes rendus des bureaux municipaux depuis mars 2014 ; 2) les comptes rendus de la commission consultative pour l'attribution des marchés de travaux depuis mars 2014 ; 3) les comptes rendus de la commission d'appel d'offres de la commune et de celle au sein de laquelle la commune est rattachée à un groupement de commandes, depuis mars 2014 ; 4) les comptes rendus de la commission d'accessibilité depuis mars 2014 ; 5) l'accès à l'intranet de la commune. La commission rappelle, à titre liminaire, qu'elle n'est pas compétente pour se prononcer sur les droits d'information que les conseillers municipaux tirent, en cette qualité, de textes particuliers tel l'article L2121-13 du code général des collectivités territoriales, qui dispose que : « Tout membre du conseil municipal a le droit, dans le cadre de sa fonction, d'être informé des affaires de la commune qui font l'objet d'une délibération ». Toutefois, cette circonstance ne fait pas obstacle à ce que les élus puissent se prévaloir du droit d'accès prévu par le code des relations entre le public et l'administration, qui est ouvert à toute personne, indépendamment des fonctions qu'elle exerce ou des mandats qu'elle détient. En ce qui concerne les documents demandés au point 1), la commission souligne qu'en application des dispositions des articles L311-1 et suivant du code des relations entre le public et l'administration, tout document élaboré par une administration, y compris les notes internes ou les documents de travail, constituent des documents administratifs soumis au droit d'accès instauré par cette loi. De tels documents sont donc en principe communicables à toute personne qui en fait la demande. Elle rappelle, néanmoins, qu'un document préparatoire est exclu du droit d'accès prévu par le titre Ier du livre III du code des relations entre le public et l’administration aussi longtemps que la décision administrative qu'il prépare n'est pas intervenue ou que l'administration n'y a pas manifestement renoncé, à l'expiration d'un délai raisonnable. Sous cette réserve, la commission émet donc un avis favorable à la communication des comptes rendus visés au point 1) de la demande. La commission rappelle ensuite qu'une fois signés, les marchés publics et les documents qui s'y rapportent sont considérés comme des documents administratifs soumis au droit d'accès institué par le livre III du code des relations entre le public et l'administration. Ce droit de communication, dont bénéficient tant les entreprises non retenues que toute autre personne qui en fait la demande, doit toutefois s'exercer dans le respect du secret en matière industrielle et commerciale, protégé par les dispositions de l'article L311-6 de ce code. Sont notamment visées par cette réserve les mentions relatives aux moyens techniques et humains, à la certification de système qualité, aux certifications tierces parties ainsi qu'aux certificats de qualification concernant la prestation demandée, ainsi que toute mention concernant le chiffre d'affaires, les coordonnées bancaires et les références autres que celles qui correspondent à des marchés publics. L'examen des offres des entreprises au regard du respect de ce secret conduit la commission à considérer que, sous réserve des particularités propres à chaque marché : - l'offre de prix détaillée de l'entreprise retenue est en principe communicable dans la mesure où elle fait partie intégrante du marché ou du contrat. - l'offre de prix globale des entreprises non retenues est, en principe, elle aussi communicable. En revanche, le détail technique et financier de leurs offres n'est pas communicable. De plus, doivent être occultées dans les documents préparatoires à la passation du marché (procès-verbaux, rapports d'analyse des offres) les mentions relatives aux détails techniques et financiers de ces offres. La commission précise que les notes et classements des entreprises non retenues ne sont communicables qu'à celles-ci, chacune en ce qui la concerne, en application du 1° de l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration. En revanche, les notes, classements et éventuelles appréciations de l'entreprise lauréate du marché sont librement communicables. La commission estime, en application de ces principes, que les comptes rendus visés aux points 2) et 3) de la demande sont communicables à toute personne qui en fait la demande, après occultation des mentions relevant du secret en matière commerciale et industrielle. Elle émet donc, sous cette réserve, un avis favorable sur ces points. En ce qui concerne les documents demandés au point 4), le maire de Saint-Martin d'Hères a informé la commission qu'ils ont été communiqués à Madame X le 18 décembre 2015. La commission déclare donc la demande sans objet sur ce point. La commission relève enfin que le point 5) de la demande ne concerne pas l'accès à un document administratif au sens de l'article L300-2 du code des relations entre l'administration et le public, mais au réseau informatique interne de la commune, question qui n'entre pas dans le champ des dispositions sur l'application desquelles elle est compétente pour émettre un avis. Elle déclare donc cette demande d'avis irrecevable.