Avis 20155641 Séance du 07/01/2016

Monsieur X, X, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 26 novembre 2015, à la suite du refus opposé par le Président du syndicat intercommunal de gestion de la piscine de Guer à sa demande de copie des documents suivants : 1) les comptes rendus et procès-verbaux des séances du conseil d'administration, pour les années 2014 et 2015 ; 2) le tableau des effectifs précisant, pour chaque agent, la date de naissance, le statut, la fonction, la quotité de travail, la date de nomination ou la durée et le motif de son contrat, l'ancienneté au Syndicat, la date d'entrée dans la fonction publique et/ou l'ancienneté en tant que non-titulaire ; 3) le dernier compte administratif ; 4) le dernier bilan social ; 5) le rapport sur l'état de l'établissement. La commission rappelle, à titre liminaire, qu’elle n’est pas compétente pour se prononcer sur le droit d’information que les représentants du personnel et les organisations syndicales peuvent tirer, en cette qualité, de textes particuliers. Ces derniers peuvent en revanche se prévaloir, comme tout administré, des dispositions du Livre III du code des relations entre le public et l'administration et des régimes particuliers énumérés à l'article L342-2 de ce code pour obtenir la communication de documents. La commission estime que les documents administratifs demandés sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L5721-6 du code général des collectivités territoriales pour ce qui concerne les documents visés au point 1) et de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration pour les autres documents, sous réserve de l'occultation préalable, s'agissant des documents visés au point 2), de la date de naissance des agents et de leur quotité de travail qui sont couvertes par la protection de la vie privée des intéressés, en application de l'article L311-6 de ce même code. Elle émet donc, sous cette réserve, un avis favorable. En réponse à la demande qui lui a été adressée, l'administration a informé la commission que, compte tenu du volume des documents demandés et de la charge pesant actuellement sur les services, la communication des documents ne serait réalisée qu'au terme du premier trimestre 2016. La commission rappelle, à cet égard, qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l'administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document. La commission précise que les frais autres que le coût de l'envoi postal ne peuvent excéder des montants définis par l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001, à savoir, dans le cas de copies réalisées sur support papier, 0,18 euro la page en format A4. Ces dispositions s'appliquent aussi bien aux collectivités territoriales qu'à l'État et à ses établissements publics. La commission rappelle également qu'en vertu de l'article 17 du décret n° 2005-1755 du 30 décembre 2005 relatif à la liberté d'accès aux documents administratifs, le silence gardé pendant plus d'un mois par l'autorité compétente, saisie d'une demande de communication de documents en application de l'article 2 de la loi du 17 juillet 1978 vaut décision de refus, susceptible, le cas échéant, d'être contestée, après saisine de la commission, devant le juge administratif. Si, lorsqu'une demande porte sur un nombre ou un volume important de documents, la commission estime l'administration fondée à étaler dans le temps la réalisation des copies afin que l’exercice du droit d’accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services, elle considère, en l'espèce, qu'un délai de plus de six mois à compter de la demande dont elle a été saisie paraît excessif, en l'absence de justification des contraintes qui en motivent l'application. Elle invite donc l'administration à procéder à la communication du document sollicité dans des délais raisonnables.