Conseil 20155335 Séance du 07/01/2016

La commission d'accès aux documents administratifs a examiné dans sa séance du 7 janvier 2016 votre demande de conseil relative au caractère communicable, à un conseiller municipal, des documents suivants relatifs à différentes associations qui ne sont pas chargées de la gestion d'un service public : 1) les statuts ; 2) les procès-verbaux de nomination des membres du bureau ; 3) les rapports moraux et financiers ; 4) les demandes d'avances sur les aides à projet ; 5) les conventions de mise à disposition de salles municipales. La commission rappelle, à titre liminaire, qu'elle n'est pas compétente pour se prononcer sur les droits d'information que les conseillers municipaux tirent, en cette qualité, de textes particuliers tel l'article L2121-13 du code général des collectivités territoriales, qui dispose que : « Tout membre du conseil municipal a le droit, dans le cadre de sa fonction, d'être informé des affaires de la commune qui font l'objet d'une délibération ». Toutefois, cette circonstance ne fait pas obstacle à ce que les élus puissent se prévaloir du droit d'accès prévu par le livre III du code des relations entre le public et l’administration, qui est ouvert à toute personne, indépendamment des fonctions qu'elle exerce ou des mandats qu'elle détient. La commission rappelle qu'aux termes de l'article 5 de la loi du 1er juillet 1901 relative au contrat d'association : « Toute association qui voudra obtenir la capacité juridique prévue par l'article 6 devra être rendue publique par les soins de ses fondateurs. La déclaration préalable en sera faite à la préfecture du département ou à la sous-préfecture de l'arrondissement où l'association aura son siège social. Elle fera connaître le titre et l'objet de l'association, le siège de ses établissements et les noms, professions et domiciles et nationalités de ceux qui, à un titre quelconque, sont chargés de son administration (. . .) ». L'article 2 du décret du 16 août 1901, pris pour l'application de la loi du 1er juillet 1901, prévoit que : « toute personne a droit de prendre communication sans déplacement, au secrétariat de la préfecture ou de la sous-préfecture, des statuts et déclarations ainsi que des pièces faisant connaître les modifications de statuts et les changements survenus dans l'administration ou la direction. Elle peut même s'en faire délivrer à ses frais expédition ou extrait ». La commission estime qu'il résulte de la combinaison de ces dispositions que le droit d'accès prévu par l'article 2 du décret du 16 août 1901 ne peut s'exercer qu'à l'égard des seules informations des statuts qui sont énumérées à l'article 5 de la loi du 1er juillet 1901 et qui doivent ainsi obligatoirement y figurer. Le caractère communicable des autres informations que contiendraient les statuts doit s'apprécier sur le fondement du code des relations entre le public et l’administration, notamment de son article L311-6, qui proscrit la communication aux tiers des informations intéressant la vie privée de personnes physiques identifiables, et, le cas échéant, celui d'autres textes garantissant un droit d'accès particulier, sans que les dispositions particulières du décret du 16 août 1901 y fassent obstacle. La commission considère, par suite, qu'il vous appartient de procéder à la communication des documents mentionnés aux points 1) et 2) de la demande de conseil après occultation des mentions mettant en cause la vie privée au sens de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration, telles que la date et le lieu de naissance des personnes nominativement désignées ou aisément identifiables. En revanche, il n'y a pas lieu d'occulter le nom, la profession, l'adresse ainsi que la nationalité des personnes chargées de son administration (président, secrétaire, trésorier, etc.), alors que ces données, si elles étaient mentionnées pour d'autres membres, devraient l'être. La commission rappelle qu’aux termes de l’article 10 de la loi du 12 avril 2000 : « L'autorité administrative qui attribue une subvention doit, lorsque cette subvention dépasse un seuil défini par décret, conclure une convention avec l'organisme de droit privé qui en bénéficie, définissant l'objet, le montant et les conditions d'utilisation de la subvention attribuée. (…) Le budget et les comptes de tout organisme de droit privé ayant reçu une subvention, la convention prévue au présent article et le compte rendu financier de la subvention doivent être communiqués à toute personne qui en fait la demande par l'autorité administrative ayant attribué la subvention ou celles qui les détiennent, dans les conditions prévues par la loi n° 78-753 du 17 juillet 1978 ». Elle précise que ce seuil, qui a été fixé à 23 000 euros par le décret du 6 juin 2001, conditionne seulement l'obligation de conclure une convention lorsqu'il est atteint, mais non l'obligation de communiquer le budget et les comptes ainsi que le compte rendu d'utilisation de la subvention. La commission estime donc que les bilans financiers mentionnés au point 3) de la demande sont communicables à toute personne qui en fait la demande. La commission considère que les rapports moraux de ces associations, détenus par l’administration dans le cadre du contrôle qu’elle exerce sur les associations aidées ou subventionnées, sont communicables, sous réserve de l’occultation préalable des mentions relevant du secret de la vie privée, à toute personne qui en fait la demande, en application des articles L311-1 et L311-6 du code des relations entre le public et l’administration, à moins que l’ampleur des occultations nécessaires ne prive d’intérêt cette communication. La commission constate ainsi que le « bilan moral » de l’union sportive « X », que vous lui avez transmis, contient, pour l’essentiel, le compte rendu des performances sportives des adhérents dont la divulgation porterait atteinte à leur vie privée. Elle estime donc qu'un tel document n'est pas communicable aux tiers. La commission considère enfin que les documents mentionnés aux points 4) et 5) sont communicables, à toute personne qui en fait la demande, en application de l’article L311-1 du code des relations entre le public et l’administration.