Avis 20154267 Séance du 22/10/2015

Monsieur X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 31 août 2015, à la suite du refus opposé par le président de l'office public de l'habitat Les Résidences de l'Orléanais à sa demande de copie des documents suivants : 1) pour la période de 2000 à ce jour : a) les rapports d’enquête sociale, comptes rendus de réunions, résultats de commission, propositions, échanges avec tous les intervenants le concernant pour le logement occupé ; b) tous les rapports techniques par année ; c) les rapports pour le passage de contrôle pour les VMC ; d) les interventions pour les sanitaires et la salle de bains ; e) les relevés pour l’eau et le suivi par année ; f) les comptes de charges locatives récupérables pour l’eau (par année) ; g) les provisions versées pour l’eau ; h) les remboursements pour l’eau ; i) les rapports d’interventions des gardiens et des responsables techniques ; 2) pour la période de 2010 à ce jour : a) les effectifs en situation de handicap pour chaque année ; b) les effectifs totaux incluant le personnel en situation de handicap ; c) les trois derniers bulletins de salaires, primes et avantages pour chaque année concernant les responsables des délégations territoriales, responsables de secteur technique, assistantes sociales, chargés de clientèle ; d) les trois derniers bulletins de salaires, primes et avantages pour chaque année concernant les responsables des annexes, responsables de secteur technique, assistantes sociales, chargés de clientèle ; e) les trois derniers bulletins de salaires, primes et avantages ainsi que les qualifications professionnelles, titres, diplômes des 32 personnes citées dans la lettre du demandeur du 11 juillet 2015 ; f) la ou des déclaration(s) des fichiers, réalisé(es) auprès de la CNIL, faisant apparaître clairement la durée de conservation des documents et l’autorisation pour le nombre d’années visées ainsi que leur but ; g) les logements attribués aux personnes handicapées pour les quinze dernières années pour l’ensemble du parc et les logements actuellement occupés par des personnes en situation de handicap ; h) « le rapport et/ou la synthèse des intervenants pour la direction aux fins de permettre la contradiction (visite au domicile du 22 juillet 2015 par un gardien remplaçant et un responsable technique par intérim) ». La commission rappelle que les offices publics de l'habitat, issus de la transformation, par l'article 6 de l'ordonnance du 1er février 2007 des offices publics d'aménagement et de construction sont des établissements publics à caractère industriel et commercial (EPIC) et que les documents qu'ils produisent ou reçoivent dans le cadre de leur mission de service public sont des documents administratifs communicables dans les conditions posées par la loi du 17 juillet 1978. S'agissant des documents visés au point 1) et au point h) du point 2), relatifs au logement occupé par le demandeur, la commission relève que ceux-ci se rapportent aux relations de droit privé entre les offices et les locataires des logements qu’ils gèrent. La commission est donc incompétente pour statuer sur ce point de la demande. S'agissant des informations visées aux a) et b) du point 2), la commission rappelle que la loi du 17 juillet 1978 garantit à toute personne un droit d’accès aux documents administratifs existants ou susceptibles d’être obtenus par un traitement automatisé d’usage courant, mais ne fait pas obligation aux autorités administratives de répondre aux demandes de renseignements qui leur sont adressées. Par suite, elle ne peut que se déclarer incompétente pour se prononcer sur ces points de la demande, qui porte en réalité sur des renseignements. Concernant en revanche les documents visés aux c), d) et e) du point 2), la commission rappelle que les offices publics de l'habitat emploient tant des agents de droit public, titulaires de la fonction publique territoriale ou non titulaires, que des salariés de droit privé, régis par le code du travail ainsi que par des dispositions en partie communes aux agents de droit public, précisées par le décret du 8 juin 2011 portant dispositions relatives aux personnels des offices publics de l'habitat. Elle considère que si les documents qui se rapportent exclusivement à la gestion de leurs salariés de droit privé sont dépourvus de caractère administratif, les documents relatifs à la gestion de leurs agents de droit public entrent au contraire dans le champ d'application de la loi du 17 juillet 1978. Elle indique, s'agissant des seuls agents publics, que la vie privée des fonctionnaires et agents publics doit bénéficier de la même protection que celle des autres citoyens. Elle admet toutefois que les fonctions et le statut de ces personnels justifient que certaines informations les concernant puissent être communiquées. Il en est ainsi, notamment, de la qualité d'agent public, de l'adresse administrative et, s'agissant de la rémunération, des composantes fixes de celle-ci : grade et échelon, indice de traitement, nouvelle bonification indiciaire (NBI), indemnités de sujétion. La commission estime cependant que, si les administrés doivent pouvoir accéder à certains renseignements concernant la qualité de leur interlocuteur, la protection, par le II de l'article 6 de la loi du 17 juillet 1978 de la vie privée impose que ces aménagements soient limités à ce qui est strictement nécessaire à leur information légitime. En application de ces principes, la commission estime que les bulletins de salaire sollicités sont communicables à toute personne qui en fait la demande sous réserve toutefois de l'occultation préalable, en application du II et du III de l'article 6 de la loi du 17 juillet 1978, des éléments y figurant qui seraient liés, soit à la situation familiale et personnelle de l'agent en cause (supplément familial), soit à l'appréciation ou au jugement de valeur porté sur sa manière de servir (primes pour travaux supplémentaires, primes de rendement). Il en serait de même, dans le cas où la rémunération comporterait une part variable, du montant total des primes versées ou du montant total de la rémunération, dès lors que ces données, combinées avec les composantes fixes, communicables, de cette rémunération, permettraient de déduire le sens de l'appréciation ou du jugement de valeur porté sur l'agent, ainsi que des rubriques (par exemple les cotisations sociales) du bulletin de paie qui permettraient, par un calcul simple, de reconstituer le montant total. Elle émet donc sous ces réserves un avis favorable. La commission estime qu'il ressort des dispositions du chapitre IV de la loi du 6 janvier 1978 que les documents soumis à la CNIL par les responsables de traitements, dans le cadre des procédures de déclaration au d'autorisation prévues aux articles 23 et suivants de cette loi, font l'objet d'un régime particulier de communication, qui échappe au champ d'application de la loi du 17 juillet 1978. L'article 21 de la loi du 17 juillet 1978 n'ayant pas étendu ses compétences à ce régime, la commission se déclare en conséquence incompétente pour statuer sur le f) du point 2) de la demande. Enfin, s'agissant du document visé au g) du point 2), la commission estime qu'il s'agit d'un document communicable à toute personne qui en fait la demande en application de l'article 2 de la loi de 1978, sous réserve toutefois que ce document ne permette pas l'identification des locataires concernés. Elle émet donc sous cette réserve un avis favorable. La commission, qui a pris connaissance de la réponse du directeur de l'office public de l'habitat Les Résidences de l'Orléanais, rappelle qu'une demande ne peut être considérée comme abusive que lorsqu'elle vise de façon délibérée à perturber le fonctionnement d'une administration. Toute demande portant sur une quantité importante de documents ou le fait pour une même personne de présenter plusieurs demandes à la même autorité publique ne sont pas nécessairement assimilables à des demandes abusives. En l'espèce, il ne lui est pas apparu, compte tenu de la nature des documents demandés, du destinataire de la demande et des éléments portés à sa connaissance, que cette demande présenterait un caractère abusif. Enfin, la commission rappelle à toutes fins utiles que, hors le cas où un texte prévoit expressément qu’un document n’est communicable qu’aux personnes justifiant d’une qualité ou d’un intérêt particulier, tel que le II de l’article 6 de la loi du 17 juillet 1978, l’administration ne saurait légalement se fonder sur les motivations réelles ou supposées du demandeur, notamment quant à la réutilisation qu’il envisage d’en faire, sur l’absence d’indication de ses motifs dans la demande ou sur l’identité du demandeur, pour refuser de procéder à la communication de documents communicables.