Avis 20154129 Séance du 08/10/2015

Monsieur X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 19 août 2015, à la suite du refus opposé par le maire de Porta à sa demande de communication, de préférence par voie électronique, des documents suivants : 1) les pièces justificatives portant sur les achats et services prêtés en 2014 par les entreprises Fransbonhomme, Colas, Treballs et Bourgfleur ; 2) les bilans sociaux et comptes des associations subventionnées par les budgets de 2014 et 2015 ; 3) les lettres des demandes de subvention de toutes les associations subventionnées par les budgets 2014 et 2015. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire de Porta a fait savoir à la commission que les documents visés au point 1) avaient été communiqués au demandeur par courrier électronique le 11 mai 2015. Le refus de communication allégué n'étant pas établi, la commission ne peut que déclarer irrecevable la demande d'avis sur ce point. Le maire de Porta a également signalé à la commission qu’il considérait la demande de Monsieur X comme abusive. La commission souligne cependant qu'une demande ne peut être considérée comme abusive que lorsqu'elle vise de façon délibérée à perturber le fonctionnement d'une administration. Toute demande portant sur une quantité importante de documents ou le fait pour une même personne de présenter plusieurs demandes à la même autorité publique ne sont pas nécessairement assimilables à des demandes abusives. En l'espèce, il ne lui est pas apparu, compte tenu de la nature des documents demandés, du destinataire de la demande et des éléments portés à sa connaissance, que cette demande présenterait un caractère abusif. La commission rappelle ensuite que le 6e alinéa de l’article 10 de la loi du 12 avril 2000 prévoit que le budget et les comptes de tout organisme de droit privé ayant reçu une subvention, la convention qu’il doit conclure avec l’autorité administrative qui attribue la subvention dépassant un certain seuil, et le compte rendu financier de la subvention, doivent être communiqués à toute personne qui en fait la demande, dans les conditions prévues par la loi du 17 juillet 1978. La commission émet donc un avis favorable à la communication des documents visés au point 2) de la demande. La commission estime enfin que les demandes de subventions visées au point 3) sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article 2 de la loi du 17 juillet 1978, sous réserve, le cas échéant, de l'occultation préalable, en application du II de l'article 6 de cette même loi, des mentions couvertes par le secret de la vie privée ou par le secret en matière commerciale et industrielle (coordonnées personnelles des dirigeants de l'association, coordonnées bancaires). Elle émet donc, sous ces réserves, un avis favorable. La commission rappelle enfin que, hormis le cas des demandes présentant un caractère abusif, le volume des documents demandés ne peut, par lui-même, justifier légalement un refus de communication. En revanche, l’administration est fondée, dans ce cas, à aménager les modalités de communication afin que l'exercice du droit d'accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Si la demande porte sur une copie de documents volumineux qu’elle n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, l'administration est notamment en droit d'inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Alternativement, elle peut convenir avec le demandeur d’un échéancier de communication compatible avec le bon fonctionnement des services. La commission souligne également qu'en application de l'article 35 du décret n° 2005-1755 du 30 décembre 2005, les frais correspondant au coût de reproduction des documents et, le cas échéant, d'envoi de ceux-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Ces frais sont calculés conformément aux articles 2 et 3 de l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001. L'intéressé doit être avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé. Par ailleurs, si l’administration ne dispose pas des moyens de reproduction nécessaires pour satisfaire une demande de communication portant sur un volume important de documents, elle peut faire établir un devis auprès d’un prestataire de service extérieur. Il lui appartiendra alors d'adresser le devis de ce dernier au demandeur pour qu'il y donne suite, s'il y a lieu.