Avis 20153018 Séance du 30/07/2015

Monsieur X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 17 juin 2015, à la suite du refus opposé par le maire de Saint-Rémy à sa demande de copie, sur support numérique, des documents suivants, pour l'année 2014 : 1) le compte administratif de l'eau ; 2) les budgets annexes ; 3) l'état détaillé des factures. La commission rappelle qu’il résulte de l’article L2121-26 du code général des collectivités territoriales que toute personne peut demander communication des délibérations et procès-verbaux du conseil municipal, des arrêtés municipaux, ainsi que des budgets et comptes de la commune. L’ensemble des pièces annexées à ces documents, y compris les pièces justificatives des comptes, sont communicables à toute personne qui en fait la demande. S'agissant des modalités de communication, la commission rappelle qu'en vertu de l'article 4 de la loi du 17 juillet 1978, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document. La commission estime que ces dispositions ne font pas obligation à l’administration de communiquer sous forme électronique les documents dont elle ne dispose pas déjà sous cette forme, ou de numériser un document disponible en version papier. S'agissant du support (CD-Rom, DVD-Rom…) et du format (" natif " ou " image ") du fichier communiqué, la commission considère que le demandeur peut exiger de l'administration qu'elle lui fournisse une copie identique, tant du point de vue du support que du format, à celle ou à l'une de celles dont elle dispose ou est susceptible de disposer à l'issue d'une opération de transfert, de conversion ou de reproduction courante. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire de Saint-Rémy a informé la commission que la dématérialisation n'ayant été mise en place qu'à compter du 1er janvier 2015, les documents sollicités n'étaient pas disponibles en format électronique, mais que le demandeur pouvait venir les consulter en mairie. La commission estime donc que le maire de Saint-Rémy était fondé à refuser de communiquer sous forme numérique les documents en cause, qui n’existent qu’en version papier, et à proposer à l'intéressé de venir les consulter sur place. Elle précise également que si Monsieur X est dans l'incapacité de se déplacer en mairie, la commune peut lui communiquer les documents par voie postale, moyennant, le cas échéant, l'acquittement préalable des frais de reproduction et d'envoi. La commission émet donc un avis défavorable à la demande en ce qu’elle porte sur une transmission par voie électronique des documents sollicités et un avis favorable à leur communication selon d'autres modalités.