Conseil 20151931 Séance du 04/06/2015

La commission d'accès aux documents administratifs a examiné dans sa séance du 04 juin 2015 votre demande de conseil relative à la légalité de la pratique consistant pour les agents hospitaliers, à donner délégation à une organisation syndicale afin que celle-ci puisse consulter voire prendre copie, de leur dossier administratif, qu'il s'agisse de procédures disciplinaires ou non, sachant que ces agents rencontrent des difficultés liées à l'incompatibilité entre leurs horaires de travail et les horaires de consultation. A titre liminaire, la commission rappelle que les documents composant le dossier d’un agent public sont des documents administratifs en principe communicables à l’intéressé, en application du II de l’article 6 de la loi du 17 juillet 1978. Toutefois, le droit d’accès fondé sur la loi générale s’efface lorsqu’une procédure disciplinaire est en cours. Dans ce cas, seules s’appliquent alors les dispositions spéciales prévues par la loi du 22 avril 1905 (article 65) ou par les différentes lois statutaires que la commission n’est pas compétente pour interpréter. Une fois la procédure disciplinaire achevée, le dossier de l’intéressé lui est librement accessible sur le fondement de la loi du 17 juillet 1978. La commission ne peut, dès lors, se prononcer sur la demande de conseil qu'à l'égard de la consultation de dossiers administratifs dans le cadre des dispositions de la loi du 17 juillet 1978. La commission rappelle qu'aux termes du II de l'article 6 de la loi du 17 juillet 1978, «Ne sont communicables qu'à l'intéressé les documents administratifs : / -dont la communication porterait atteinte à la protection de la vie privée, au secret médical et au secret en matière commerciale et industrielle ; / -portant une appréciation ou un jugement de valeur sur une personne physique, nommément désignée ou facilement identifiable ; / -faisant apparaître le comportement d'une personne, dès lors que la divulgation de ce comportement pourrait lui porter préjudice (...)". Il résulte de ces dispositions que la communication du dossier administratif est limitée à l'agent public qu'il concerne. La commission estime toutefois, ainsi que le Conseil d'Etat l'a jugé dans le cas plus particulier de l'accès au dossier médical, que de telles dispositions ne font pas obstacle à ce que l'agent puisse désigner expressément un mandataire pour consulter ou prendre copie pour son compte de son dossier administratif, par exemple un représentant syndical (CE 26 septembre 2005, conseil national de l'ordre des médecins, n°270234).