Avis 20151419 Séance du 07/05/2015

Madame X, X, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 23 mars 2015, à la suite du refus opposé par le maire d'Auxy à sa demande de communication des documents suivants : 1) le calendrier et l'état de contrôle des bornes à incendie, pour les années 2013 et 2014 ; 2) le calendrier prévisionnel de contrôle des bornes à incendie pour l'année 2015 ; 3) le calendrier, l'état d'intervention et de contrôle précisant les moyens mis en œuvre pour le contrôle du réseau d'eau potable pour les années 2013 et 2014, et janvier 2015 ; 4) le détail des dépenses depuis l'année 2014 figurant à la section investissement du compte administratif ; 5) les factures de 2014 et de début 2015 portant sur des achats, des travaux et des investissements ; 6) l'état des dettes précisant la répartition par nature, le montant initial par emprunt et par organisme, l'objet de l'emprunt, le capital dû au 13 février 2015 ; 7) les « attributions » versées par la CCB en 2013 et 2014, ainsi que celles prévues en 2015 ; 8) les subventions reçues en 2013 et 2014 ; 9) le détail et les courriers relatifs aux subventions demandées par la commune en 2014 et 2015 ; 10) l'état (« volume et montant ») de l'eau à la charge de la commune pour 2014 ; 11) les factures et « frais » de chauffage pour 2014 ; 12) l'état des photocopies réalisées en 2013 et 2014 ; 13) les recettes des photocopies réalisées et payées en 2013 et 2014, par association ; 14) le contrat d'assurance des bâtiments de la maison de retraite Esther Lerouge, rue des Anciens Combattants, pour 2014 et 2015 ; 15) le calendrier de réservation des différentes salles pour 2015 ; 16) la liste des commissions et leurs comptes rendus de réunions, de mai 2014 à janvier 2015 ; 17) la convention établie avec un vétérinaire et la procédure relative au ramassage d'animaux domestiques morts sur la voirie ; 18) le « tableau des exercices d'évacuation 2013 et 2014, ainsi que les consignes » ; 19) le « DUER » 2013-2014 ; 20) le « PPR avec RPS administratif et technique et plan d'action de prévention » ; 21) le plan de sauvegarde communal ; 22) « ICP » pour les entreprises intervenantes et sous-traitantes. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire d'Auxy a informé la commission qu'il a transmis à l'association représentée par l'intéressée, le 27 avril 2015, les documents répondant aux points 1, 4, 5, 6, 7, 8, 11, 12, 13, 14, 15 et 17, ainsi que les demandes de subvention, mentionnées au point 9, pour l'année 2014, et la liste des commissions mentionnée au point 16, que le calendrier mentionné au point 2 n'a pas été élaboré, que la communauté de communes n'a pas encore statué sur les demandes de subvention relatives à l'année 2015, mentionnées au point 9, que le document unique d'évaluation des risques professionnels mentionné au point 19 est en cours d'élaboration, et que la commune n'est pas dotée du plan de prévention des risques mentionné au point 20 ni du plan de sauvegarde mentionné au point 21. La commission déclare donc sans objet la demande en ce qui concerne les points 1, 2, 4, 5, 6, 7, 8, 11, 12, 13, 14, 15, 17, 20 et 21, ainsi qu'en ce qui concerne les demandes de subvention pour 2014 mentionnées au point 9 et la liste mentionnée au point 16. Elle la déclare irrecevable sur son point 19, qui porte sur un document inachevé, et elle émet un avis défavorable en ce qui concerne les demandes de subvention pour 2015, qui présentent le caractère de documents préparatoires. La commission rappelle ensuite que la loi du 17 juillet 1978 garantit à toute personne un droit d’accès aux documents administratifs existants ou susceptibles d’être obtenus par un traitement automatisé d’usage courant, mais ne fait pas obligation aux autorités administratives de répondre aux demandes de renseignements qui leur sont adressées. Par suite, elle ne peut que se déclarer incompétente pour se prononcer sur le point 10 de la demande, qui porte en réalité sur des renseignements. La commission estime ensuite que les comptes rendus des séances de commissions mentionnés au point 16 sont en principe communicables à toute personne qui en fait la demande, à moins que les décisions que ces séances avaient pour objet de préparer n'aient pas encore été prises. La commission émet donc un avis favorable sur ce point, sous réserve que les décisions préparées aient déjà été prises ou qu'un délai raisonnable se soit écoulé, manifestant que la commune a renoncé au projet en cause. Enfin, la commission considère que la demande est trop imprécise sur les points 3, 18 et 22 pour permettre à l'administration d'identifier les documents souhaités. Elle ne peut donc que déclarer cette demande irrecevable et inviter le demandeur, s’il le souhaite, à préciser la nature et l’objet de ces documents. La commission précise à toutes fins utiles que, lorsqu'une demande porte, comme en l'espèce, sur un nombre ou un volume important de documents, l'administration est fondée à étaler dans le temps la réalisation des photocopies afin que l’exercice du droit d’accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Les frais de reproduction et d’envoi peuvent être facturés dans le respect des textes en vigueur (décret du 30 décembre 2005 et arrêté du 1er octobre 2001), mais non le coût correspondant au surcroît de travail occasionné par la demande. Le paiement de ces frais, dont le demandeur doit être informé, peut être exigé préalablement à la remise des copies.