Avis 20151285 Séance du 23/04/2015

Madame X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 25 mars 2015, à la suite du refus opposé par le président de l'association pour la formation professionnelle des adultes (AFPA) à sa demande de délivrance d'une copie et non simple consultation des documents suivants : 1) concernant son parcours de formation : a) les fiches individuelles de suivi des entretiens passés avec la formatrice Madame X ; b) les fiches individuelles de suivi des résultats des évaluations réalisées pendant le parcours de formation ; 2) concernant l'examen des 1er et 2 octobre 2014, le dossier technique d'évaluation (DTE) contenant : a) le dossier du candidat contenant les sujets d'examens ; b) son examen écrit ; c) le dossier des évaluateurs contenant les recommandations et la grille d'évaluation écrite du binôme jury ; d) la grille d'évaluation de l'entretien oral. A titre liminaire, la commission relève que la communication des documents sollicités a fait l'objet d'un avis favorable lors de sa séance du 5 février 2015 (avis n° 20150085) et que la présente demande porte sur un différend avec administration concernant les seules modalités de cette communication. A cet égard et en l'absence, à la date de sa séance, de réponse du président de l'association nationale pour la formation professionnelle des adultes, la commission rappelle qu'en vertu de l'article 4 de la loi du 17 juillet 1978, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document. A cet égard, la commission précise que les frais autres que le coût de l'envoi postal ne peuvent excéder des montants définis par l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001, à savoir, dans le cas de copies réalisées sur support papier, 0,18 euro la page en format A4. La commission émet donc un avis favorable à la communication des documents sollicités selon la modalité choisie par Madame X, à savoir la délivrance de copies adressées par voie postale, et non la consultation sur place qui est proposée par l'administration. Elle invite ladite administration à procéder à cette communication dans les plus brefs délais.