Avis 20150907 Séance du 02/04/2015

Monsieur X X, X, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 27 février 2015, à la suite du refus opposé par le maire de Soustons à sa demande de communication d'une copie des documents suivants : 1) les convocations aux conseils municipaux et les notes de synthèse afférentes ; 2) le diagnostic énergétique des bâtiments communaux. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire de Soustons a informé la commission que les convocations aux réunions du conseil municipal faisaient l'objet des mesures de publicité réglementaire et que les notes de synthèse lui paraissaient des documents préparatoires. Il a également indiqué que le document visé au point 2) n'existait pas. S'agissant des documents visés au point 1), la commission rappelle que la loi du 17 juillet 1978 garantit un droit d’accès aux documents existants ou susceptibles d’être obtenus par un traitement automatisé d’usage courant, mais ne permet pas aux demandeurs d’exiger pour l’avenir qu’ils soient rendus systématiquement destinataires de documents au fur et à mesure de leur élaboration. La commission déclare donc irrecevable la demande en son point 1). La commission rappelle cependant que les documents transmis aux élus en vue de la prise de décisions deviennent communicables à toute personne qui le demande, en application de l'article 2 de la loi du 17 juillet 1978, et sous les réserves prévues à l'article 6 de la même loi, dès qu'ils ont perdu leur caractère préparatoire, c'est-à-dire, le plus souvent, s'agissant des documents préparant les séances du conseil municipal, dès l'issue de la séance. Compte tenu de la réponse du maire de Soustons, la commission ne peut par ailleurs que déclarer sans objet la demande d'avis sur le point 2).