Avis 20150353 Séance du 05/03/2015

Monsieur X X, X, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 26 janvier 2015, à la suite du refus opposé par le maire de Villecresnes à sa demande de communication, de préférence par courrier électronique, des documents suivants, sachant que le maire propose une facturation d'un montant de 40 euros de l'heure pour les recherches et la dématérialisation : 1) l'ensemble des arrêtés municipaux pour l'année 2014 ; 2) l'ensemble des procès-verbaux des conseils municipaux pour l'année2014 ; 3) les budgets 2014 et les comptes de la commune pour l'année 2013 ; 4) ces mêmes documents concernant le CCAS. La commission, qui relève que le demandeur est conseiller municipal, rappelle, à titre liminaire, qu'elle n'est pas compétente pour se prononcer sur les droits d'information que les conseillers municipaux tirent, en cette qualité, de textes particuliers tel l'article L2121-13 du code général des collectivités territoriales, qui dispose que : « Tout membre du conseil municipal a le droit, dans le cadre de sa fonction, d'être informé des affaires de la commune qui font l'objet d'une délibération ». Toutefois, cette circonstance ne fait pas obstacle à ce que les élus puissent se prévaloir du droit d'accès prévu par la loi du 17 juillet 1978, qui est ouvert à toute personne, indépendamment des fonctions qu'elle exerce ou des mandats qu'elle détient. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire de Villecresnes a indiqué à la commission qu’il considérait la demande comme abusive. La commission souligne cependant qu'une demande ne peut être considérée comme abusive que lorsqu'elle vise de façon délibérée à perturber le fonctionnement d'une administration. Toute demande portant sur une quantité importante de documents ou le fait pour une même personne de présenter plusieurs demandes à la même autorité publique ne sont pas nécessairement assimilables à des demandes abusives. En l'espèce, il ne lui est pas apparu, compte tenu de la nature des documents demandés, du destinataire de la demande et des éléments portés à sa connaissance, que cette demande présenterait un caractère abusif. La commission estime que les documents demandés sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l’article L2121-26 du code général des collectivités territoriales et de l'article 2 de la loi de 1978, à l'exception, s'agissant en particulier des documents relatifs au centre communal d'action sociale, des mentions qui permettraient d'identifier les personnes bénéficiant de secours ou de prestations sociales. Elle émet donc, sous cette réserve, un avis favorable. La commission relève que la municipalité entend mettre à la charge du demandeur des frais de recherche et de dématérialisation selon un taux horaire de 40 euros. Elle rappelle qu'en vertu de l'article 4 de la loi de 1978, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document. Elle constate ainsi le législateur a entendu rendre gratuite la communication des documents administratifs par courrier électronique et estime, dès lors, que cette disposition ne permet pas à l’administration d’exiger le paiement de frais, quels qu'ils soient, lorsqu'elle est sollicitée, dans le cadre du droit d'accès fixé par la loi de 1978, pour la délivrance de documents selon cette modalité. Or, le demandeur a informé la commission que les arrêtés, procès-verbaux et documents budgétaires et comptables de la commune faisaient déjà l'objet de transmissions aux services de l'Etat par voie électronique. La commission en déduit que les documents sollicités existent nécessairement sous une forme électronique et doivent dès lors être transmis gratuitement par courrier électronique au demandeur. Par ailleurs, conformément à l'article 35 du décret n°2005-1755 du 30 décembre 2005, dans l'hypothèse où les services municipaux, alors même qu'il n'y sont pas tenus, procèderaient, en vue de leur transmission électronique, à la numérisation de documents qui n'existeraient pas déjà sous forme électronique, ne pourraient être mis à la charge du demandeur que les frais correspondant au coût de reproduction. Pour le calcul de ce coût, ne peuvent être pris en compte, à l'exclusion des charges de personnel résultant du temps consacré à la recherche, à la reproduction et à l'envoi du document, que le coût d'amortissement et de fonctionnement du matériel utilisé pour la reproduction du document. Le montant de ces frais doit être porté préalablement à la connaissance du demandeur.