Avis 20145021 Séance du 22/01/2015

Maître X X, X, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 17 décembre 2014, à la suite du refus opposé par le maire de Morestel à sa demande de copie, de préférence par courriel, de documents concernant le plan local d'urbanisme : 1) l'ensemble des délibérations concourant à l'approbation du PLU ; 2) le projet d'aménagement et de développement durable (PADD) ; 3) le rapport de présentation ; 4) les documents graphiques ; 5) le règlement ; 6) les avis des personnes publiques consultées ; 7) le porter à connaissance du préfet de l'Isère ; 8) le rapport du commissaire enquêteur ainsi que ses conclusions. La commission rappelle qu'en matière d'urbanisme, les documents qui se rapportent soit à un projet de plan local d’urbanisme, soit à sa modification ou sa révision, présentent le caractère de documents administratifs au sens de la loi du 17 juillet 1978. Si leur caractère communicable ou non dépend de l'état d'avancement de la procédure d'élaboration à la date de la demande, en revanche, à compter de l'approbation du plan local d'urbanisme par délibération du conseil municipal, l'ensemble des pièces se rapportant à ce document deviennent communicables à toute personne qui en fait la demande. En l’espèce, en réponse à la demande d'observations qui lui a été adressée, le maire de Morestel a informé la commission qu'il ne refusait pas de communiquer les documents demandés, mais que du fait du volume des documents et de l'absence d'un agent, la communication n'avait pu encore avoir lieu. La commission estime que le plan local d'urbanisme ayant été approuvé, les documents sollicités sont communicables à toute personne qui en fait la demande en application de l'article 2 de la loi du 17 juillet 1978. S'agissant des modalités de communication, la commission rappelle qu’en vertu de l’article 4 de la loi du 17 juillet 1978, l’accès aux documents administratifs s’exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l’administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d’une copie sur un support identique à celui utilisé par l’administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction. L’administration peut aussi recourir à un prestataire de services extérieur pour la réalisation de copies, en particulier mais pas uniquement lorsqu’elle ne dispose pas des moyens matériels ou humains de procéder à la reproduction sur support papier, ce qui peut être le cas pour des documents qui nécessitent de reproduire des plans à grande échelle. Ce n’est donc que lorsque l’état du document fait obstacle à sa reproduction sous le format sollicité que l’administration peut limiter son accès à une consultation sur place. Dans les autres cas, elle ne peut pas imposer au demandeur de se déplacer en mairie pour retirer les copies mais doit les lui adresser à ses frais et peut en exiger le paiement préalable. S’agissant du coût qui peut être mis à la charge du demandeur, l’article 35 du décret n°2005-1755 du 30 décembre 2005 précise que « des frais correspondant au coût de reproduction et, le cas échéant, d’envoi de celui-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Pour le calcul de ces frais sont pris en compte, à l’exclusion des charges de personnel résultant du temps consacré à la recherche, à la reproduction et à l’envoi du document, le coût du support fourni au demandeur, le coût d’amortissement et de fonctionnement du matériel utilisé pour la reproduction du document ainsi que le coût d’affranchissement selon les modalités d’envoi postal choisies par le demandeur ». Les frais autres que le coût de l’envoi postal ne peuvent excéder des montants définis par l’arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001, à savoir 0,18 euro la page en format A4, 1,83 euro pour une disquette et 2,75 euros pour un cédérom. L’intéressé est avisé du montant total des frais à acquitter. Ces dispositions s’appliquent aussi bien aux collectivités territoriales qu’à l’État et à ses établissements publics. En cas de recours à un prestataire de service extérieur, le demandeur doit supporter l’intégralité des frais de copie : le devis doit lui avoir été préalablement soumis pour accord. Dans l’hypothèse où il le refuserait, il devrait opter pour une communication sous une forme autre que la copie sur support papier. La commission émet donc un avis favorable à la communication d'une copie des documents sollicités selon les modalités indiquées.