Avis 20144856 Séance du 22/01/2015

Madame et Monsieur X ont saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 12 décembre 2014, à la suite du refus opposé par le maire d'Eysines à leur demande de communication, sous forme numérique, et non simple consultation, de l'intégralité du permis de construire n° 3316212 V 1045 T1 délivré le 28 octobre 2014 à la société civile de construction vente LP Promotion Marmiesse. La commission, qui a pris connaissance de la réponse du maire d'Eysines, rappelle, à titre liminaire, que les décisions expresses par lesquelles le maire statue au nom de la commune sur des demandes d’autorisation individuelle d’urbanisme sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l’article L2121-26 du code général des collectivités territoriales et que ce droit d’accès s’étend à l’ensemble des pièces annexées à ces actes (Conseil d’Etat, 11 janvier 1978, Commune de Muret, recueil Lebon p. 5). La commission estime que, s’agissant d’un arrêté portant refus de permis de construire, doivent être regardées comme annexées à l’arrêté les seules pièces qui doivent obligatoirement figurer dans le dossier soumis au maire, en application des articles R431-5 à R431-33 du code de l’urbanisme. Les autres pièces, s’il en existe, relèvent du régime de l’article 2 de la loi du 17 juillet 1978 exposé ci-après. En vertu du principe de l'unité du dossier, le droit à communication s'applique à tous les documents qu'il contient, dans le respect, toutefois, des dispositions des II et III de l'article 6 de la même loi, en application desquelles certains documents ne sont communicables qu’après occultation des mentions dont la communication porterait atteinte, notamment, à la sécurité publique ou à la sécurité des personnes, ou encore à la protection de la vie privée. Ces dispositions de la loi du 17 juillet 1978 s’appliquent également, ainsi qu’il a été dit, aux documents insérés dans le dossier ayant donné lieu à une décision expresse du maire alors qu’aucune disposition législative ou réglementaire n’imposait de les joindre à la demande. La commission relève toutefois que le différend ne porte pas sur la communicabilité des documents sollicités mais sur les modalités de leur communication. Dans ce cadre, la commission rappelle qu'en vertu de l'article 4 de la loi du 17 juillet 1978, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document. La commission estime que ces dispositions ne font pas obligation à l’administration de communiquer sous forme électronique les documents dont elle ne dispose pas déjà sous cette forme, ou de numériser un document disponible en version papier. Ainsi en l'espèce, la commission, qui relève, à la lecture des courriers échangés entre les demandeurs et les services municipaux, que ceux-ci ne disposent pas d'une version dématérialisée du permis de construire sollicité, émet un avis défavorable à sa communication sous cette forme. La commission note cependant qu'un envoi d'une version papier est susceptible de satisfaire les demandeurs. Elle indique à cet égard que si l’administration ne dispose pas des moyens de reproduction nécessaires pour satisfaire cette demande de communication, elle peut faire établir un devis auprès d’un prestataire de service extérieur. Il lui appartiendra alors d'adresser le devis de ce dernier au demandeur pour qu'il y donne suite, s'il y a lieu. La commission émet donc un avis favorable à l'envoi du permis de construire sollicité, sous cette forme, et invite le maire d'Eysines à y procéder dans les conditions décrites ci-dessus, moyennant le paiement préalable, le cas échéant, des frais de reproduction et d’envoi, dont le montant doit être porté à la connaissance de Madame et Monsieur X.