Avis 20144826 Séance du 08/01/2015

Madame X X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 10 décembre 2014, à la suite du refus opposé par le maire de Murviel-lès-Montpellier à sa demande de communication, en sa qualité de conseillère municipale, des éléments suivants : 1) les enregistrements sonores des séances du conseil municipal des 2 et 27 octobre 2014 ; 2) l'ensemble des délibérations prises par le conseil municipal depuis le 29 mars 2014 accompagnées de toutes les pièces jointes. La commission rappelle, à titre liminaire, qu'elle n'est pas compétente pour se prononcer sur les droits d'information que les conseillers municipaux tirent, en cette qualité, de textes particuliers tel l'article L2121-13 du code général des collectivités territoriales, qui dispose que : « Tout membre du conseil municipal a le droit, dans le cadre de sa fonction, d'être informé des affaires de la commune qui font l'objet d'une délibération ». La commission n'est pas non plus compétente pour se prononcer sur la mise en œuvre des dispositions du règlement intérieur du conseil municipal de Murviel-lès-Montpellier, invoquées par l'intéressé, relatives à la reproduction des enregistrements des séances. Toutefois, cette circonstance ne fait pas obstacle à ce que les élus puissent se prévaloir du droit d'accès prévu par la loi du 17 juillet 1978, qui est ouvert à toute personne, indépendamment des fonctions qu'elle exerce ou des mandats qu'elle détient. A cet égard, en réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire de Murviel-lès-Montpellier a fait valoir que les enregistrements sonores des séances du conseil municipal sont disponibles sur le blog de la commune et qu'elle avait invité Madame X, par lettre du 26 novembre 2014, à consulter sur place les délibérations et pièces sollicitées, en prenant copie de celles qu'elle aura sélectionnées. La commission rappelle que le droit d'accès garanti par l'article 2 de la loi du 17 juillet 1978 cesse, en vertu du deuxième alinéa de cet article, de s'exercer à l'égard des documents faisant l'objet d'une diffusion publique, notamment sur l'internet. Constatant que tel est bien le cas des enregistrements sollicités, elle déclare irrecevable la demande sur ce point. Elle note qu'au demeurant le maire a adressé à l'intéressée, par courrier du 31 décembre 2014, une copie de ces enregistrements. S'agissant du point 2 de la demande, la commission rappelle qu’il résulte de l’article L. 2121-26 du code général des collectivités territoriales que toute personne peut demander communication des délibérations et procès-verbaux du conseil municipal, des arrêtés municipaux, ainsi que des budgets et comptes de la commune. L’ensemble des pièces annexées à ces documents, y compris les pièces justificatives des comptes, sont communicables à toute personne qui en fait la demande, selon les modalités prévues par l'article 4 de la loi n° 78-753 du 17 juillet 1978. Ces dernières dispositions offrent en principe au demandeur le choix entre leur consultation gratuite sur place et la délivrance ou l'envoi de copies à ses frais. La commission rappelle également que, hormis le cas des demandes présentant un caractère abusif, le volume des documents demandés ne peut, par lui-même, justifier légalement un refus de communication. En revanche, l’administration est fondée, dans ce cas, à aménager les modalités de communication afin que l'exercice du droit d'accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Si la demande porte sur une copie de documents volumineux qu’elle n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, l'administration est notamment en droit d'inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Alternativement, elle peut convenir avec le demandeur d’un échéancier de communication compatible avec le bon fonctionnement des services. En l'espèce, la commission, qui note que la commune de Murviel-lès-Montpellier compte un peu moins de 2 000 habitants, n'estime pas qu'à moins de circonstances exceptionnelles l'ensemble des délibérations adoptées depuis moins d'un an puisse représenter un volume de documents tel que l'administration ne puisse pas en assurer la reproduction et l'envoi dans des conditions compatibles avec le bon fonctionnement du service, même avec les pièces qui ont pu y être annexées. Elle précise qu'il pourrait en aller autrement si la demande tendait en réalité également à la reproduction de l'ensemble des documents au vu desquels les délibérations ont été adoptées. En l'état, cependant, la commission émet un avis favorable à la délivrance à Madame X des copies sollicitées. Elle précise que la commune est fondée à lui demander, le cas échéant, d'acquitter préalablement les frais de reproduction, dans les conditions précisées par l'article 35 du décret 2005-1755 du 30 décembre 2005 et l'arrêté interministériel du 1er octobre 2001.