Avis 20144767 Séance du 08/01/2015

Monsieur X X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 5 décembre 2014, à la suite du refus opposé par le maire de Soultz à sa demande de communication des documents suivants : 1) l'ensemble des titres de recettes relatifs aux fermes auberges du Kohlschlag, du Glashütte, du Dieffenbach et du Grand Ballon pour l'année 2013 ; 2) le compte de gestion relatif à ces fermes auberges pour l'année 2013 ; 3) les délibérations relatives aux conclusions des contrats de location de ces fermes auberges ; 4) un document faisant apparaître le montant du loyer annuel de ces fermes auberges pour l'année 2013. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire de Soultz a informé la commission que le compte de gestion 2013 des fermes auberges du Kohlschlag, du Glashütte et du Grand Ballon avait été transmis à l’intéressé, que la ferme auberge du Dieffenbach n'appartenait pas à la commune et que les titres de recettes ainsi que les baux n'avaient pas été transmis dans la mesure où ils comportaient des informations nominatives qu'il n'était pas possible d'occulter. La commission considère, en premier lieu, que la demande d'avis, en tant qu'elle porte sur le compte de gestion 2013 des biens immobiliers appartenant à la commune, est devenue sans objet, à condition, toutefois, que Monsieur X ait reçu les documents qui lui ont été adressés, ce qu'il contestait à la date de la saisine de la commission. A défaut, la commission rappelle qu'en vertu des dispositions de l'article L. 2121-26 du code général des collectivités territoriales, toute personne peut demander communication des délibérations et procès-verbaux du conseil municipal, des arrêtés municipaux, ainsi que des budgets et comptes de la commune. L’ensemble des pièces annexées à ces documents, y compris les pièces justificatives des comptes, sont communicables à toute personne qui en fait la demande, selon les modalités prévues par l'article 4 de la loi du 17 juillet 1978. Le compte de gestion est donc communicable en application de ces dispositions, de même que les titres de recettes relatifs à ces biens, sans que puisse y faire obstacle leur caractère nominatif, ainsi que les délibérations relatives aux conclusions des contrats de location de ces fermes auberges. Il en est de même des procès verbaux des séances du conseil municipal qui mentionneraient le nom de leurs titulaires et le montant du loyer annuel. La commission précise également, à toutes fins utiles, que les contrats de location, sur lesquels ne porte a demeurant pas la demande d'avis, sont relatifs à des dépendances du domaine privé de la commune. Ils ne seraient donc communicables que s'ils avaient été annexés à une délibération du conseil municipal en application des mêmes dispositions du code général des collectivités territoriales, sans que puisse y faire obstacle leur caractère nominatif. En deuxième lieu, en tant que la demande d'avis porte sur la ferme auberge du Dieffenbach, la commission rappelle qu'il appartient au maire de Soultz, en application du quatrième alinéa de l’article 2 de la loi du 17 juillet 1978, de transmettre la demande de communication, accompagnée du présent avis, à l’autorité administrative susceptible de détenir les documents dont la communication est demandée et d’en aviser Monsieur X. En dernier lieu, la commission relève que le coût de reproduction adopté par le conseil municipal de Soultz dans sa délibération du 8 février 2007 est, pour le format A4, conforme aux dispositions de l'article 35 du décret n° 2005-1755 du 30 décembre 2005 et à l'arrêté pris pour son application. Il dispose en effet que « des frais correspondant au coût de reproduction et, le cas échéant, d'envoi de celui-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Pour le calcul de ces frais sont pris en compte, à l'exclusion des charges de personnel résultant du temps consacré à la recherche, à la reproduction et à l'envoi du document, le coût du support fourni au demandeur, le coût d'amortissement et de fonctionnement du matériel utilisé pour la reproduction du document ainsi que le coût d'affranchissement selon les modalités d'envoi postal choisies par le demandeur ». Les frais autres que le coût de l'envoi postal ne peuvent excéder des montants définis par l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001, à savoir 0,18 euro la page en format A4, 1,83 euro pour une disquette et 2,75 euros pour un cédérom. L'intéressé est avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé.