Avis 20144640 Séance du 08/01/2015

Madame X X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 27 novembre 2014, à la suite du refus opposé par le maire de Sathonay-Camp à sa demande de consultation, en sa qualité de conseillère municipale, de l'enregistrement de la séance du conseil municipal du 23 septembre 2014. La commission rappelle, à titre liminaire, qu'elle n'est pas compétente pour se prononcer sur les droits d'information que les conseillers municipaux tirent, en cette qualité, de textes particuliers tel l'article L2121-13 du code général des collectivités territoriales, qui dispose que : « Tout membre du conseil municipal a le droit, dans le cadre de sa fonction, d'être informé des affaires de la commune qui font l'objet d'une délibération ». Toutefois, cette circonstance ne fait pas obstacle à ce que les élus puissent se prévaloir du droit d'accès prévu par la loi du 17 juillet 1978, qui est ouvert à toute personne, indépendamment des fonctions qu'elle exerce ou des mandats qu'elle détient. En l'absence de réponse du maire de Sathonay-Camp à la date de sa séance, la commission rappelle, ainsi qu'elle l'avait déjà fait dans son avis 20144430, que les enregistrements sonores ou audiovisuels des séances du conseil municipal sont, tant qu'ils sont conservés, des documents administratifs communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article 2 de la loi du 17 juillet 1978, dès lors qu'ils ont perdu tout caractère préparatoire, c'est-à-dire au plus tard à compter de l'approbation définitive du procès verbal du conseil municipal réalisé à partir de ces documents. S'agissant des modalités de communication, la commission rappelle, par ailleurs, qu'en vertu de l'article 4 de la loi du 17 juillet 1978, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document. La commission estime que ces dispositions ne font pas obligation à l’administration de communiquer sous forme électronique les documents dont elle ne dispose pas déjà sous cette forme, ou de numériser un document disponible en version papier. S'agissant du support (CD-Rom, DVD-Rom…) et du format (« natif » ou « image ») du fichier communiqué, la commission considère que le demandeur peut exiger de l'administration qu'elle lui fournisse une copie identique, tant du point de vue du support que du format, à celle ou à l'une de celles dont elle dispose ou est susceptible de disposer à l'issue d'une opération de transfert, de conversion ou de reproduction courante. En l'espèce, la commission relève que l'approbation du procès-verbal de la séance du conseil municipal du 23 septembre 2014 correspondant à l'enregistrement demandé, a dû, selon les informations dont elle dispose, intervenir lors de la séance du conseil municipal du 3 décembre 2014. Elle en déduit que l'enregistrement sollicité ne présente plus de caractère préparatoire. Elle émet donc un avis favorable à sa communication selon les modalités précédemment exposées.