Avis 20144552 Séance du 18/12/2014

Madame X X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 28 novembre 2014, à la suite du refus opposé par le maire de Préseau à sa demande de copie, sur une clef USB, du grand livre des comptes. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire de Préseau a informé la commission qu'il a transmis ce document à l'intéressée par courrier électronique en date du 15 septembre 2014. Il s'agit de la transmission qui avait conduit la commission à déclarer sans objet les précédentes demandes de communication et d'avis présentées par Madame X (avis n°20143682 du 30 octobre 2014). La commission note toutefois qu'était joint à ce courriel un état simplifié du grand livre des comptes, alors que Madame X souligne qu'elle souhaite recevoir communication du grand livre des comptes dans son intégralité. La commission estime que cette demande porte sur le grand livre des comptes de la commune pour la période allant du 1er janvier 2014 à la date de la demande ou de la communication. La commission rappelle qu’il résulte de l’article L2121-26 du code général des collectivités territoriales que toute personne peut demander communication des délibérations et procès-verbaux du conseil municipal, des arrêtés municipaux, ainsi que des budgets et comptes de la commune. L’ensemble des pièces annexées à ces documents, y compris les pièces justificatives des comptes, sont communicables à toute personne qui en fait la demande, selon les modalités prévues par l'article 4 de la loi n° 78-753 du 17 juillet 1978. La commission estime que le document demandé est communicable à toute personne qui en fait la demande, en application de l’article L2121-26 du code général des collectivités territoriales. S'agissant des modalités de communication, la commission rappelle qu'en vertu de l'article 4 de la loi du 17 juillet 1978, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document. En l'espèce, la commission constate que l'intéressée souhaite obtenir copie du document sollicité sur un support compatible avec celui sur lequel le maire détient le grand livre, à savoir sur une clé USB lui appartenant. La commission précise toutefois que l’article 4 de la loi du 17 juillet 1978 ne fait pas obligation à l’administration de copier un document sur un support fourni par le demandeur (CD-Rom, clé USB…). Elle constate qu'en l'espèce le maire de Préseau s'y oppose, afin d'éviter le risque de contamination du réseau informatique de ses services par un virus informatique extérieur. La commission en déduit que le mode de communication conciliant le choix du demandeur et les contraintes du service consiste à ce que le maire délivre à l'intéressée copie du grand livre des comptes sur un support informatique fourni par la mairie. La commune peut, si elle le souhaite, demander à l'intéressée le règlement préalable des frais de reproduction, y compris le coût du support fourni, dans les limites fixées par l'article 35 du décret n°2005-1755 du 30 décembre 2005 et l'arrêté interministériel du 1er octobre 2001 relatif aux conditions de fixation et de détermination du montant de frais de copie d'un document administratif. Alternativement, l'intéressée peut préférer l'envoi, sans frais, d'une copie par courrier électronique, que propose le maire. La commission émet un avis favorable à la communication à Madame X du document sollicité, selon ces modalités.