Avis 20144463 Séance du 11/12/2014

Monsieur X X, pour l'association d'assistance des citoyens auprès des administrations (AADECAA), a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 14 novembre 2014, à la suite du refus opposé par le maire de Sauto à sa demande de communication d'une copie, sur cédérom, de l'enquête publique concernant la déclaration d'utilité publique des travaux de forage sur les zones de captage F1 Fetges, Foun dal Llam, la Tosse et le Bousquet destinées à alimenter en eau potable la commune. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire de Sauto a indiqué à la commission qu'il avait reçu du préfet des Pyrénées Orientales, par courrier du 13 mars 2013, le rapport et les conclusions du commissaire enquêteur, en vue de leur mise à disposition du public en mairie, et que les demandes de communication de copies devaient être adressées au préfet. La commission rappelle que ces documents sont communicables à toute personne qui le demande en application de l'article 2 de la loi du 17 juillet 1978 et des articles L124-1 à L124-8 du code de l'environnement, par toute autorité administrative qui les détient, sans qu'il y ait lieu de renvoyer le demandeur à une autre autorité. S'agissant des modalités de communication, la commission rappelle qu'en vertu de l'article 4 de la loi du 17 juillet 1978, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document. La commission estime que ces dispositions ne font pas obligation à l’administration de communiquer sous forme électronique les documents dont elle ne dispose pas déjà sous cette forme, ou de numériser un document disponible en version papier. S'agissant du support (CD-Rom, DVD-Rom…) et du format (" natif " ou " image ") du fichier communiqué, la commission considère que le demandeur peut exiger de l'administration qu'elle lui fournisse une copie identique, tant du point de vue du support que du format, à celle ou à l'une de celles dont elle dispose ou est susceptible de disposer à l'issue d'une opération de transfert, de conversion ou de reproduction courante. La commission émet un avis favorable à la communication au demandeur, dans les conditions ainsi précisées, du rapport et des conclusions du commissaire enquêteur.