Avis 20144229 Séance du 11/12/2014

Madame X-X X-X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 4 novembre 2014, à la suite du refus opposé par le maire de Vernouillet à sa demande de communication des documents suivants : 1) l'ensemble des dossiers techniques amiante (DTA) des bâtiments communaux comprenant la mairie principale, « le RAM », les services techniques, la maison de l'enfance, les Buissons, les gymnases Philippe de Dieuleveult et Amandier, le bâtiment des terres rouges, l'église, la maison Concha, les résédas, la PMI, l'espace jeunes, l'espace associatif (ex-laverie), la grange ; 2) le calendrier d'exécution du plan de désamiantage de l'école de Marsinval ; 3) l'organigramme provisoire des services ; 4) l'ensemble de l'enquête sur l'identité de la ville réalisée en juin 2014. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire de Vernouillet a informé la commission de ce que les dossiers visés au point 1) ont été transmis à la demanderesse le 12 novembre 2014, à l'exception de ceux concernant la maison des Buissons et l'espace des Résédas qui, en raison de leur ancienneté, n'ont pas encore été retrouvés. La commission déclare donc sans objet ce point de la demande d'avis s'agissant des documents déjà transmis. Elle émet un avis favorable à la communication des deux dossiers non communiqués, en application de l'article 2 de la loi du 17 juillet 1978 et des articles L124-1 et suivants du code de l'environnement, et invite l'administration à poursuivre ses recherches. Le maire de Vernouillet a également fait savoir à la commission que le calendrier d'exécution du plan de désamiantage visé au point 2) de la demande n'était pas encore arrêté. La commission ne peut, dès lors, que déclarer la demande d’avis sans objet sur ce point, qui porte sur un document encore inexistant. L'administration a, enfin, indiqué à la commission que le document visé au point 3) a été transmis à Madame X-X le 17 novembre 2014 et que les documents visés au point 4) étaient, en raison de leur volume, consultables en mairie sur rendez-vous, ce dont la demanderesse a été informée par ce même courrier. La commission ne peut, dès lors, que déclarer la demande d’avis sans objet sur le point 3) de la demande. En revanche sur le point 4), elle relève que la demande porte non sur une consultation, mais sur l’envoi d’une copie des documents à l’adresse indiquée par Madame X-X. La commission rappelle que, hormis le cas des demandes présentant un caractère abusif, le volume des documents demandés ne peut, par lui-même, justifier légalement un refus de communication. En revanche, l’administration est fondée, dans ce cas, à aménager les modalités de communication afin que l'exercice du droit d'accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Si la demande porte sur une copie de documents volumineux qu’elle n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, l'administration est notamment en droit d'inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Alternativement, elle peut convenir avec le demandeur d’un échéancier de communication compatible avec le bon fonctionnement des services. Les frais autres que le coût de l'envoi postal ne peuvent excéder des montants définis par l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001, à savoir, dans le cas de copies réalisées sur support papier, 0,18 euro la page en format A4. Le maire peut en demander le paiement avec la communication des documents. La commission émet, dans ces conditions, un avis favorable à la communication des documents visés au point 4).