Avis 20144027 Séance du 13/11/2014

Monsieur X X, X, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 17 octobre 2014, à la suite du refus opposé par le maire de Recanoz à sa demande de communication des documents suivants : 1) les ordres du jour des réunions du conseil municipal ; 2) les délibérations du conseil municipal concernant les affaires suivantes : a) l'achat des chapiteaux et du matériel loué lors de manifestations ; b) l'extension du bâtiment communal comportant des logements et des garages ; c) l'achat du camion de la commune et de la remorque ; d) les locations des terrains communaux d'une part à Madame X X, d'autre part à Madame X X, et les baux s'y rapportant ; e) la vente des chapiteaux pour l'euro symbolique au foyer rural (séance du 29 avril 2014). La commission rappelle qu’il résulte de l’article L2121-26 du code général des collectivités territoriales que toute personne peut demander communication des délibérations et procès-verbaux du conseil municipal, des arrêtés municipaux, ainsi que des budgets et comptes de la commune. L’ensemble des pièces annexées à ces documents, y compris les pièces justificatives des comptes, sont communicables à toute personne qui en fait la demande, selon les modalités prévues par l'article 4 de la loi n°78-753 du 17 juillet 1978. La commission estime que les documents sollicités sont communicables à toute personne qui en fait la demande en application de l'article 2 de la loi du 17 juillet 1978 en ce qui concerne le document visé au point 1) et en application de l'article L2121-26 pour les autres documents. Elle émet, dès lors, un avis favorable. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire de Recanoz a indiqué à la commission que tous les documents demandés étaient consultables au secrétariat de la mairie depuis le 19 juin 2014 mais que depuis le 12 juin, ni Monsieur X, ni aucun représentant de l'association « Les petites gens de Recanoz », n'était venu les consulter. La commission en prend note mais relève que la demande porte non sur une consultation, mais sur l’envoi d’une copie des documents à l’adresse indiquée par le demandeur. Elle invite donc le maire de Recanoz à procéder à cet envoi, conformément aux dispositions de l’article 4 de la loi du 17 juillet 1978, moyennant le paiement préalable, le cas échéant, des frais de reproduction et d’envoi, dont le montant doit être porté à la connaissance de Monsieur X. La commission rappelle en effet qu’en vertu de l'article 35 du décret n° 2005-1755 du 30 décembre 2005, « des frais correspondant au coût de reproduction et, le cas échéant, d'envoi de celui-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Pour le calcul de ces frais sont pris en compte, à l'exclusion des charges de personnel résultant du temps consacré à la recherche, à la reproduction et à l'envoi du document, le coût du support fourni au demandeur, le coût d'amortissement et de fonctionnement du matériel utilisé pour la reproduction du document ainsi que le coût d'affranchissement selon les modalités d'envoi postal choisies par le demandeur ». Les frais autres que le coût de l'envoi postal ne peuvent excéder des montants définis par l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001, à savoir 0,18 euro la page en format A4, 1,83 euro pour une disquette et 2,75 euros pour un cédérom. L'intéressé est avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé. La commission précise en outre que, lorsqu'une demande porte sur un nombre ou un volume important de documents, l'administration est fondée à étaler dans le temps la réalisation des photocopies afin que l’exercice du droit d’accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Les frais de reproduction et d’envoi peuvent être facturés dans le respect des textes en vigueur, mais non le coût correspondant au surcroît de travail occasionné par la demande.