Avis 20143788 Séance du 13/11/2014

Monsieur X X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 1er octobre 2014, à la suite du refus opposé par le maire de Clamart à sa demande de copie, sous format électronique, en sa qualité de conseiller municipal, des documents suivants : 1) les arrêtés de nomination et les contrats de recrutement avec les avenants de l'ensemble des membres de la direction générale des services de la commune ; 2) l'organigramme des services municipaux ; 3) l'ordre du jour, les comptes rendus et les procès-verbaux des comités techniques paritaires (CTP) réunis depuis le 31 mars 2014, à l'exclusion du CTP du 30 juin 2014 ; 4) les arrêtés de délégation de compétences consenties aux adjoints au maire et aux conseillers délégués depuis le 31 mars 2014 ; 5) l'ensemble des décisions du maire depuis le 31 mars concernant les affaires générales ; 6) les documents relatifs au marché concernant la mission d'assistance à maîtrise d'ouvrage pour la révision du PLU de la commune, notamment : - le rapport de la commission d'appel d'offres ou le rapport d'analyse des offres ; - l'offre déposée par l'entreprise candidate ; - « les échanges intervenus au cours de la procédure de mise en concurrence avec les candidats » ; - le marché conclu ; 7) les documents relatifs au marché d'audit de la communication mis en concurrence en avril 2014, notamment : - le rapport de la commission d'appel d'offres ou le rapport d'analyse des offres ; - l'offre déposée par l'entreprise candidate ; - « les échanges intervenus au cours de la procédure de mise en concurrence avec les candidats » ; - le marché conclu ; 8) les documents relatifs à l'appel à projet des activités périscolaires proposées dans le cadre de la réforme des rythmes scolaires, entraînant l'adoption en conseil municipal du 11 juillet 2014, des conventions de subventionnement et de partenariat, notamment : - les publicités réalisées dans ce cadre ; - les réponses des candidats ; - les conventions signées avec les annexes, à la suite de la délibération du conseil municipal du 11 juillet 2014. La commission rappelle, à titre liminaire, qu'elle n'est pas compétente pour se prononcer sur les droits d'information que les conseillers municipaux tirent, en cette qualité, de textes particuliers tel l'article L2121-13 du code général des collectivités territoriales, qui dispose que : « Tout membre du conseil municipal a le droit, dans le cadre de sa fonction, d'être informé des affaires de la commune qui font l'objet d'une délibération ». Toutefois, cette circonstance ne fait pas obstacle à ce que les élus puissent se prévaloir du droit d'accès prévu par la loi du 17 juillet 1978, qui est ouvert à toute personne, indépendamment des fonctions qu'elle exerce ou des mandats qu'elle détient. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire de Clamart a informé la commission de ce qu'il avait indiqué à Monsieur X que les documents sollicités aux points 1), 3), 4) et certains de ceux visés aux points 6) à 8) lui seraient remis après règlement des frais de reproduction. La commission ne peut, dès lors, que déclarer la demande d'avis sur ces points sans objet. S'agissant du document visé au point 2), la commission estime, sous réserve qu'il existe, qu’il constitue un document administratif communicable à toute personne qui en fait la demande en application de l'article 2 de la loi du 17 juillet 1978. Elle émet donc un avis favorable sur ce point. La commission estime que les documents visés au point 5) sont communicables à toute personne qui en fait la demande en application de l'article L2121-26 du code général des collectivités territoriales. Elle émet, dès lors, un avis favorable à l'exception des décisions qui font l'objet d'une diffusion publique dans le recueil des actes administratifs de la commune pour lesquelles la commission n'est pas compétente pour se prononcer. Concernant les documents visés aux points 6) et 7), la commission rappelle sa position constante en matière de contrats conclus par une personne publique dans le cadre de sa mission de service public, selon laquelle, une fois signés, ces contrats et les documents qui s'y rapportent sont considérés comme des documents administratifs soumis au droit d'accès institué par la loi du 17 juillet 1978. Ce droit de communication, dont bénéficient tant les entreprises non retenues que toute autre personne qui en fait la demande, doit toutefois s’exercer dans le respect du secret en matière industrielle et commerciale, protégé par les dispositions du II de l'article 6 de cette loi. L'examen des offres des entreprises au regard du respect de ce secret conduit la commission à considérer que, sous réserve des particularités propres à chaque marché : - l'offre de prix détaillée de l'entreprise retenue est en principe communicable dans la mesure où elle fait partie intégrante du marché ou du contrat. - l'offre de prix globale des entreprises non retenues est, en principe, elle aussi communicable. En revanche, le détail technique et financier de leurs offres n'est pas communicable. De plus, doivent être occultées dans les documents préparatoires à la passation du marché (procès-verbaux, rapports d'analyse des offres) les mentions relatives aux détails techniques et financiers de ces offres. La commission précise que les notes et classements des entreprises non retenues ne sont communicables qu'à celles-ci, chacune en ce qui la concerne, en application du II de l'article 6 de la loi du 17 juillet 1978. En revanche, les notes, classements et éventuelles appréciations de l'entreprise lauréate du marché sont librement communicables. Elle émet donc sous ces réserves un avis favorable à la communication de l’offre des entreprises retenues et le cas échéant aux échanges intervenus entre la commune et les candidats. Enfin, la commission estime que les documents visés au point 8) sont communicables à toute personne qui en fait la demande en application de l'article 2 de la loi du 17 juillet 1978 après occultation des éventuelles mentions relatives à la vie privée. Elle émet, sous cette réserve, un avis favorable. S'agissant des modalités de communication, la commission rappelle qu'en vertu de l'article 4 de la loi du 17 juillet 1978, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document. A cet égard, la commission précise que les frais autres que le coût de l'envoi postal ne peuvent excéder des montants définis par l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001, à savoir, dans le cas de copies réalisées sur support papier, 0,18 euro la page en format A4. Ces dispositions s'appliquent aussi bien aux collectivités territoriales qu'à l'Etat et à ses établissements publics. La commission note que Monsieur X avait demandé une communication par voie électronique. Elle invite le maire de Clamart à communiquer le cas échéant par cette voie ceux des documents qui seraient disponibles sous un format dématérialisé. Pour les documents non disponibles sous ce format, elle invite Monsieur X soit à les consulter en mairie soit à en demander une copie qui peut lui être délivrée après règlement des frais correspondants déterminés selon les tarifs qui lui ont été légalement indiqués par la commune.