Avis 20143584 Séance du 16/10/2014

Monsieur XXX XXX a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 17 septembre 2014, à la suite du refus opposé par le maire d'Escaudœuvres à sa demande de communication, par courrier électronique, des documents suivants : 1) les arrêtés municipaux autorisant l’occupation du domaine public au garage « Deleau », à « l’Atelier des fleurs », au café « Le Lutécia », au café « Le Pomfrites » ; 2) les redevances annuelles versées par les établissements précités pour le droit d’occupation ; 3) l’arrêté municipal prévoyant l’attribution de places de stationnement « au personnel » place du Général de Gaulle ; 4) l’arrêté municipal autorisant un stationnement bilatéral, sur les trottoirs et à proximité des feux ; 5) l’arrêté municipal définissant la matérialisation de places réservées aux véhicules transportant des personnes handicapées ; 6) l'arrêté municipal prévoyant la mise en sens unique et la restriction de circulation rue Salvador Allende ; 7) l’arrêté municipal validant ou élargissant les horaires définis par l’arrêté préfectoral du 6 mai 1996 réglementant les jours et horaires d'utilisation des outils ou appareils susceptibles de causer une gêne pour le voisinage en raison de leur intensité sonore ou des vibrations transmises ; 8) l’arrêté municipal imposant le déneigement des trottoirs par les riverains ; 9) l’arrêté municipal imposant la tenue obligatoire d’un chien en laisse ; 10) l’arrêté municipal imposant le ramassage des déjections canines ; 11) l’arrêté municipal autorisant certains riverains à laisser à demeure leurs poubelles sur les trottoirs ; 12) un état récapitulatif des arrêtés municipaux transmis. La commission rappelle que la loi du 17 juillet 1978 n’a ni pour objet, ni pour effet, de contraindre l’administration à établir un document nouveau en vue de satisfaire une demande, en particulier lorsque celle-ci tend à l’élaboration ou à la motivation d’une décision administrative, sauf si le document, qui n'existe pas en l'état, peut être obtenu par un traitement automatisé d'usage courant. Elle constate en l’espèce que le point 12) tend à l’élaboration d’un nouveau document, qui ne peut être obtenu par un traitement automatisé d’usage courant. Elle déclare donc la demande d’avis irrecevable sur ce point. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire d'Escaudœuvres a informé la commission que ses moyens en personnel ne lui permettaient pas de satisfaire une telle demande portant sur des documents pour certains anciens et dont l'existence n'est pas avérée. La commission estime que les documents administratifs visés aux points 1) à 11) sont, s'ils existent, communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L2121-26 du code général des collectivités territoriales. Elle émet, par conséquent, sous cette réserve, un avis favorable sur ces points. La commission précise que, hormis le cas des demandes présentant un caractère abusif, l'ancienneté, le nombre ou le volume des documents demandés ne peut, par lui-même, justifier légalement un refus de communication. En revanche, l’administration est fondée, dans ce cas, à aménager les modalités de communication afin que l'exercice du droit d'accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Si la demande porte sur une copie de documents volumineux qu’elle n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, l'administration est notamment en droit d'inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Alternativement, elle peut convenir avec le demandeur d’un échéancier de communication compatible avec le bon fonctionnement des services. La commission souligne également qu'en application de l'article 35 du décret n° 2005-1755 du 30 décembre 2005, les frais correspondant au coût de reproduction des documents et, le cas échéant, d'envoi de ceux-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Ces frais sont calculés conformément aux articles 2 et 3 de l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001. L'intéressé doit être avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé. Par ailleurs, si l’administration ne dispose pas des moyens de reproduction nécessaires pour satisfaire une demande de communication portant sur un volume important de documents, elle peut faire établir un devis auprès d’un prestataire de service extérieur. Il lui appartiendra alors d'adresser le devis de ce dernier au demandeur pour qu'il y donne suite, s'il y a lieu.