Avis 20143555 Séance du 16/10/2014

Monsieur XXX XXX a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 11 septembre 2014, à la suite du refus opposé par le maire de Chenôve à sa demande de communication par courrier électronique d'une copie des documents suivants : 1) les procès-verbaux, avec leurs annexes, des séances du conseil municipal qui se sont tenues de 2001 à 2014 ; 2) les comptes et budgets des exercices des années 2001 à 2014. La commission rappelle qu'en application de l'article L2121-26 du code général des collectivités territoriales, « toute personne physique ou morale a le droit de demander communication des procès-verbaux du conseil municipal, des budgets et des comptes de la commune et des arrêtés municipaux ». La commission précise que ces dispositions permettent à toute personne qui en fait la demande d'obtenir communication des pièces justificatives des comptes de la commune. Elle émet, dès lors, un avis favorable à la communication des documents visés aux points 1) et 2). La commission précise que, lorsqu'une demande porte, comme en l'espèce, sur un nombre ou un volume important de documents, l'administration est fondée à étaler dans le temps la réalisation des photocopies afin que l’exercice du droit d’accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Les frais de reproduction et d’envoi peuvent être facturés dans le respect des textes en vigueur (décret du 30 décembre 2005 et arrêté du 1er octobre 2001), mais non le coût correspondant au surcroît de travail occasionné par la demande. Le paiement de ces frais, dont le demandeur doit être informé, peut être exigé préalablement à la remise des copies. S'agissant des modalités de communication, la commission rappelle qu'en vertu de l'article 4 de la loi du 17 juillet 1978, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document. La commission estime que ces dispositions ne font pas obligation à l’administration de communiquer sous forme électronique les documents dont elle ne dispose pas déjà sous cette forme, ou de numériser un document disponible en version papier. La commission, qui prend note de l'intention du maire de Chenôve de communiquer les documents au demandeur, émet dès lors un avis favorable dans les conditions et sous les réserves ci-dessus rappelées.