Avis 20143554 Séance du 13/11/2014

Monsieur X X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 11 septembre 2014, à la suite du refus opposé par le directeur général des finances publiques à sa demande de communication, de préférence par courrier électronique, des documents suivants : 1) les bons de commande, factures et mandats de paiement relatifs à tous les marchés publics passés entre la commune de Soisy-sous-Montmorency et les sociétés X, X, X Communication, X X X, X, X, X-X X, X X, X+, X & Cie, et la société chargée ou les sociétés chargées de la distribution et du routage des supports de communication de la ville de Soisy-sous-Montmorency, pour la période comprise entre le 1er janvier 2008 et le 7 juillet 2014 ; 2) l'ensemble des factures justifiant les dépenses contenues dans les articles 6232 (fêtes et cérémonies), 6233 (foires et expositions), 6256 (missions) et 6532 (frais de mission) du budget de la commune de Soisy-sous-Montmorency pour la période comprise entre le 24 mars et le 7 juillet 2014 ; 3) l'ensemble des bulletins de paie, depuis le 24 mars 2014, du maire de Soisy-sous-Montmorency, de ses adjoints, des conseillers municipaux délégués, du directeur général des services de la ville, du directeur de cabinet et de la directrice de la communication ; 4) les derniers arrêtés de nomination des adjoints, des conseillers municipaux délégués, du directeur général des services, du directeur de cabinet et de la directrice de la communication de la ville de Soisy-sous-Montmorency. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le directeur général des finances publiques a informé la commission de l'inexistence des documents visés au point 1). En ce qui concerne les documents visés au point 2), il demande au requérant de préciser sa demande en fournissant les numéros de mandats, ces derniers n'ayant pas d'imputation comptable. Par ailleurs, en ce qui concerne les documents visés au point 3), il précise que ces documents sont dématérialisés ce qui ne permet pas d'occulter les mentions personnelles qui y figurent. Enfin, en ce qui concerne les arrêtés de nomination, il indique que ces derniers sont affichés en mairie. La commission prend note de ces informations. En ce qui concerne les documents visés au point 1), elle ne peut que déclarer sans objet la demande de communication portant sur des documents inexistants et invite le requérant à solliciter la mairie en précisant sa demande. S'agissant des documents visés au point 2), la commission rappelle que les comptes d’une commune, comme les pièces justificatives de ces comptes, sont des documents administratifs qui sont communicables en application de l’article L. 2121-26 du code général des collectivités territoriales à toute personne qui en fait la demande selon les modalités prévues par l'article 4 de la loi n° 78-753 du 17 juillet 1978. Toutefois, elle considère que l’exercice du droit d’accès institué par ces dispositions doit rester compatible avec le bon fonctionnement des services de l’autorité à laquelle le demandeur s’adresse. Elle rappelle, à cet égard, que ce droit d’accès ne fait pas obligation à l’autorité saisie d’une demande de communication de procéder à des recherches en vue de collecter l'ensemble des documents éventuellement détenus (CE, 27 septembre 1985, Ordre des avocats du barreau de Lyon, n° 56543, rec. p. 267). Ainsi, lorsque, comme en l’espèce, le demandeur décide, pour obtenir la communication de pièces justificatives de dépenses exposées par une commune, de s’adresser au comptable public plutôt qu’à l’ordonnateur de ces dépenses, le trésorier compétent est fondé à exiger du demandeur qu’il lui précise, outre la collectivité territoriale concernée, la nature des dépenses auxquelles les pièces justificatives sollicitées se rapportent, afin de lui permettre de répondre à la demande dont il est saisi sans recherches disproportionnées. La commission relève que les mandats correspondants à ces factures sont classés par numéro et non par imputation comptable. Elle estime ainsi que la demande de Monsieur X ne comporte pas les indications minimales permettant au comptable du Trésor d’identifier les factures dont il souhaite la communication ni, par suite, de traiter cette demande. Elle ne peut, en conséquence, que déclarer, en l’état, irrecevable la demande de Monsieur X sur ce point, qui est trop imprécise. En ce qui concerne les bulletins de salaire visés au point 3), la commission rappelle que la vie privée des fonctionnaires et agents publics doit bénéficier de la même protection que celle des autres citoyens. Elle admet toutefois que les fonctions et le statut de ces personnels justifient que certaines informations les concernant puissent être communiquées. Il en est ainsi, notamment, de la qualité d'agent public, de l'adresse administrative et, s'agissant de la rémunération, des composantes fixes de celle-ci : grade et échelon, indice de traitement, nouvelle bonification indiciaire (NBI), indemnités de sujétion. La commission estime cependant que, si les administrés doivent pouvoir accéder à certains renseignements concernant la qualité de leur interlocuteur, la protection, par le II de l'article 6 de la loi du 17 juillet 1978, de la vie privée impose que ces aménagements soient limités à ce qui est strictement nécessaire à leur information légitime. En application de ces principes, la commission estime que les bulletins de salaire sollicités sont communicables à toute personne qui en fait la demande sous réserve toutefois de l'occultation préalable, en application du II et du III de l'article 6 de la loi du 17 juillet 1978, des éléments y figurant qui seraient liés, soit à la situation familiale et personnelle de l'agent en cause (supplément familial), soit à l'appréciation ou au jugement de valeur porté sur sa manière de servir (primes pour travaux supplémentaires, primes de rendement). Il en serait de même, dans le cas où la rémunération comporterait une part variable, du montant total des primes versées ou du montant total de la rémunération, dès lors que ces données, combinées avec les composantes fixes, communicables, de cette rémunération, permettraient de déduire le sens de l'appréciation ou du jugement de valeur porté sur l'agent. Sous ces réserves, la commission émet donc un avis favorable. Elle prend toutefois note de ce que les bulletins de salaire ont été transmis par la commune à la trésorerie sous forme dématérialisée faisant obstacle à l'occultation des mentions précédemment énoncées. La commission invite ainsi le directeur général des finances publiques du Val-d'Oise à transmettre la demande de communication accompagnée du présent avis, à l'autorité administrative susceptible de les détenir, en l'espèce le maire de la commune de Soisy-sous-Montmorency et d'en aviser Monsieur X. En ce qui concerne les arrêtés de nomination visés au point 4), la commission estime qu'ils sont communicables à toute personne qui en fait la demande en application de l'article L2121-26 du code général des collectivités territoriales. Elle émet un avis favorable. S'agissant des modalités de communication, la commission rappelle qu'en vertu de l'article 4 de la loi du 17 juillet 1978, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document. La commission relève que les arrêtés de nomination n'existent pas sous format électronique. Elle invite donc le demandeur à venir les consulter à la trésorerie et à en solliciter, à cette occasion, une copie.