Avis 20143452 Séance du 02/10/2014

Monsieur XXX XXX, pour l'association d'assistance des citoyens auprès des administrations (AADECAA), a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 2 septembre 2014, à la suite du refus opposé par le maire de Maureillas-las-Illas à sa demande de communication, de préférence par courriel ou à défaut par envoi postal, des documents suivants relatifs à l'expropriation « du virage Prats-Paillassé » : 1) la convocation du conseil municipal à sa séance du 2 juillet 2014 ; 2) l'extrait de la délibération n° 2 de cette séance ; 3) le plan et les coupes des travaux extraits du dossier d'expropriation. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire de Maureillas-las-Illas, a informé la commission qu'il allait transmettre à Monsieur XXX XXX les documents mentionnés aux points 1) et 2). En conséquence, la commission déclare la demande d'avis sans objet sur ces points. Le maire a par ailleurs confirmé son refus de communication du dossier relatif à la déclaration d'utilité publique d'aménagement d'un virage du Prats-Paillassé en raison d'impératifs liés à la sécurité publique et s'est ouvert des nombreuses demandes émanant de l'association d'assistance des citoyens auprès des administrations. La commission rappelle que, de manière générale, l'ensemble des documents qui résultent d'une enquête publique (rapport et conclusions du commissaire enquêteur, registre de l'enquête, observations) constituent des documents administratifs communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l’article 2 de la loi du 17 juillet 1978, une fois l'enquête close et dès leur remise à l'autorité compétente. La communication du registre d'enquête ne suppose aucune occultation préalable, la communication des informations librement consignées sur les registres par les personnes ayant formulé des observations sur le projet soumis à enquête ne pouvant porter atteinte à l'un des secrets protégés par le II de l'article 6 de cette loi. Les documents sollicités au point 3) sont donc communicables et la commission émet en conséquence un avis favorable. La commission souligne par ailleurs qu'une demande ne peut être considérée comme abusive que lorsqu'elle vise de façon délibérée à perturber le fonctionnement d'une administration. Toute demande portant sur une quantité importante de documents ou le fait pour une même personne de présenter plusieurs demandes à la même autorité publique ne sont pas nécessairement assimilables à des demandes abusives. En l'espèce, il ne lui est pas apparu, compte tenu de la nature des documents demandés, du destinataire de la demande et des éléments portés à sa connaissance, que cette demande présenterait un caractère abusif. Elle invite toutefois Monsieur XXX XXX à faire preuve de discernement et de modération dans l'usage qu'il fait du droit d'accès prévu par la loi du 17 juillet 1978. Elle précise enfin que si le volume des documents demandés, hors demande présentant le caractère abusif, ne peut, par lui-même, justifier légalement un refus de communication, l’administration est toutefois fondée, dans ce cas, à aménager les modalités de communication afin que l'exercice du droit d'accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Si la demande porte sur une copie de documents volumineux qu’elle n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, l'administration est notamment en droit d'inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Alternativement, elle peut convenir avec le demandeur d’un échéancier de communication compatible avec le bon fonctionnement des services. La commission indique également qu'en application de l'article 35 du décret n° 2005-1755 du 30 décembre 2005, les frais correspondant au coût de reproduction des documents et, le cas échéant, d'envoi de ceux-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Ces frais sont calculés conformément aux articles 2 et 3 de l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001. L'intéressé doit être avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé.