Avis 20143286 Séance du 02/10/2014

Monsieur XXX XXX a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 26 août 2014, à la suite du refus opposé par le ministre de l'intérieur à sa demande de communication, par consultation sur place et délivrance d'une copie sur cédérom, de son dossier individuel complet, numéroté et classé sans discontinuité, détenu par la direction départementale de la sécurité publique des Bouches-du-Rhône à Marseille. La commission rappelle tout d'abord que les règles applicables à la composition et à la tenue du dossier d'un agent ne sont pas fixées par la loi du 17 juillet 1978 et que, dès lors, elle n'est pas, en l'espèce, compétente pour se prononcer sur la numérotation et le classement des pièces contenues dans le dossier de Monsieur XXX. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le ministre de l'intérieur a informé la commission qu'il n'entendait pas satisfaire cette demande, considérant qu'elle s'inscrit dans une succession de demandes qui, par leur fréquence, excéderaient les sujétions que le législateur a entendu faire peser sur l'administration, en application des dispositions de la loi du 17 juillet 1978. La commission en prend note mais souligne cependant qu'une demande ne peut être considérée comme abusive que lorsqu'elle vise de façon délibérée à perturber le fonctionnement d'une administration. Toute demande portant sur une quantité importante de documents ou le fait pour une même personne de présenter plusieurs demandes à la même autorité publique ne sont pas nécessairement assimilables à des demandes abusives. En l'espèce, il ne lui est pas apparu, compte tenu de la nature du document demandé, du destinataire de la demande et des éléments portés à sa connaissance, que cette demande présenterait un caractère abusif. Elle invite toutefois Monsieur XXX à faire preuve de discernement et de modération dans l'usage qu'il fait du droit d'accès prévu par la loi du 17 juillet 1978. S'agissant des modalités de communication, la commission rappelle qu'en vertu de l'article 4 de la loi du 17 juillet 1978, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document. La commission estime que ces dispositions ne font pas obligation à l’administration de communiquer sous forme électronique les documents dont elle ne dispose pas déjà sous cette forme, ou de numériser un document disponible en version papier. Dès lors, si le ministre de l'intérieur ne dispose pas déjà d'un exemplaire numérisé du dossier de Monsieur XXX, ce dernier a la possibilité d'obtenir une copie sur support papier de l'intégralité de son dossier ou des pièces de son choix qu'il aura désignées au moment de la consultation. A cet égard, la commission rappelle qu’en vertu de l'article 35 du décret n° 2005-1755 du 30 décembre 2005, « des frais correspondant au coût de reproduction et, le cas échéant, d'envoi de celui-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Pour le calcul de ces frais sont pris en compte, à l'exclusion des charges de personnel résultant du temps consacré à la recherche, à la reproduction et à l'envoi du document, le coût du support fourni au demandeur, le coût d'amortissement et de fonctionnement du matériel utilisé pour la reproduction du document ainsi que le coût d'affranchissement selon les modalités d'envoi postal choisies par le demandeur ». Les frais autres que le coût de l'envoi postal ne peuvent excéder des montants définis par l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001, à savoir 0,18 euro la page en format A4, 1,83 euro pour une disquette et 2,75 euros pour un cédérom. L'intéressé est avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé. La commission émet dès lors un avis favorable sous les réserves et dans les conditions ci-dessus rappelées.