Avis 20143249 Séance du 02/10/2014

Monsieur XXX XXX, conseiller municipal, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 29 août 2014, à la suite du refus opposé par le maire de Macheren à sa demande de communication des documents suivants : 1) la liste du personnel au 30 mars 2014, et à ce jour ; 2) la masse salariale à ce jour pour l'année budgétaire en cours ; 3) le grand livre au 31 juillet 2014, ainsi que les balances en fonctionnement et en investissement ; 4) le tableau pluriannuel de l'activité « animation » au 31 décembre 2013 ; 5) le budget prévisionnel 2014 de l'activité « animation » ; 6) les arrêtés de délégation aux adjoints et conseillers municipaux en vigueur à ce jour ; 7) le dossier ayant servi de base pour la modification du tableau des effectifs comprenant notamment la suppression d'un poste, et la création d'un poste dans la filière administrative ; 8) les dossiers d'urbanisme ayant donné lieu à décision ; 9) les comptes rendus des travaux des commissions municipales ; 10) les arrêtés relatifs au personnel ; 11) les contrats de travail ; 12) les mandats émis et reçus depuis le 1er janvier 2014 à ce jour ; 13) les marchés conclus depuis le 30 mars 2014 ; 14) les procès-verbaux des séances du conseil municipal. La commission rappelle, à titre liminaire, qu'elle n'est pas compétente pour se prononcer sur les droits d'information que les conseillers municipaux tirent, en cette qualité, de textes particuliers tel l'article L2121-13 du code général des collectivités territoriales, qui dispose que : « Tout membre du conseil municipal a le droit, dans le cadre de sa fonction, d'être informé des affaires de la commune qui font l'objet d'une délibération ». Toutefois, cette circonstance ne fait pas obstacle à ce que les élus puissent se prévaloir du droit d'accès prévu par la loi du 17 juillet 1978, qui est ouvert à toute personne, indépendamment des fonctions qu'elle exerce ou des mandats qu'elle détient. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire de Macheren a informé la commission avoir communiqué les documents sollicités aux points 1), 2), 4), 5), 6) et 10) par courrier en date du 16 septembre 2014, dont une copie était jointe à la réponse. Il a également proposé au demandeur un rendez-vous pour la consultation des autres documents et fait remarquer que les procès-verbaux sollicités au point 14) sont consultables sur le site internet de la ville. La commission ne peut, dès lors, que déclarer sans objet la demande d'avis concernant les points 1), 2), 4), 5), 6) et 10). Les documents demandés au point 14) étant consultables sur le site internet de la ville, ils ont fait l'objet d'une diffusion publique au sens de l’article 2 de la loi du 17 juillet 1978. La commission déclare donc la demande irrecevable sur ce point. S'agissant des documents mentionnés aux points 8) et 9), la commission estime qu'en l'absence de toute précision sur la période sur laquelle porte la demande, celle-ci est trop imprécise pour permettre au maire d'identifier les documents souhaités. La commission déclare donc la demande irrecevable sur ce point également. La commission rappelle, s'agissant des documents sollicités au point 13), qu'une fois signés, les marchés publics et les documents qui s'y rapportent sont considérés comme des documents administratifs soumis au droit d'accès institué par la loi du 17 juillet 1978. En conséquence, la communication à un candidat écarté des motifs ayant conduit la commission d'appel d'offres à ne pas lui attribuer le marché ne permet pas de refuser la communication de ces documents. Ce droit de communication, dont bénéficient tant les entreprises non retenues que toute autre personne qui en fait la demande, doit toutefois s'exercer dans le respect du secret en matière industrielle et commerciale, protégé par les dispositions du II de l'article 6 de cette loi. Sont notamment visées par cette réserve les mentions relatives aux moyens techniques et humains, à la certification de système qualité, aux certifications tierces parties ainsi qu'aux certificats de qualification concernant la prestation demandée, ainsi que toute mention concernant le chiffre d'affaires, les coordonnées bancaires et les références autres que celles qui correspondent à des marchés publics. L'examen des offres des entreprises au regard du respect de ce secret conduit la commission à considérer que, sous réserve des particularités propres à chaque marché : - l'offre de prix détaillée de l'entreprise retenue est en principe communicable dans la mesure où elle fait partie intégrante du marché ou du contrat. - l'offre de prix globale des entreprises non retenues est, en principe, elle aussi communicable. En revanche, le détail technique et financier de leurs offres n'est pas communicable. De plus, doivent être occultées dans les documents préparatoires à la passation du marché (procès-verbaux, rapports d'analyse des offres) les mentions relatives aux détails techniques et financiers de ces offres. La commission précise que les notes et classements des entreprises non retenues ne sont communicables qu'à celles-ci, chacune en ce qui la concerne, en application du II de l'article 6 de la loi du 17 juillet 1978. En revanche, les notes, classements et éventuelles appréciations de l'entreprise lauréate du marché sont librement communicables. La commission émet donc un avis favorable à la demande sur le point 13), sous ces réserves. La commission considère que les autres documents sollicités sont communicables à toute personne qui en fait la demande en application des dispositions de l'article 2 de la loi du 17 juillet 1978 ainsi que de l'article L2121-26 du code général des collectivités territoriales. Elle émet donc un avis favorable en ce qui les concerne. La commission rappelle par ailleurs qu'en vertu de l'article 4 de la loi du 17 juillet 1978, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document. La commission précise à cet égard qu'en application de l'article 35 du décret n°2005-1755 du 30 décembre 2005, les frais correspondant au coût de reproduction des documents et, le cas échéant, d'envoi de ceux-ci qui peuvent être mis à la charge du demandeur sont calculés conformément aux articles 2 et 3 de l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001. L'intéressé doit être avisé du montant total des frais à acquitter dont le paiement préalable peut être exigé. La commission précise que, hormis le cas des demandes présentant un caractère abusif, le volume des documents demandés ne peut, par lui-même, justifier légalement un refus de communication. En revanche, l’administration est fondée, dans ce cas, à aménager les modalités de communication afin que l'exercice du droit d'accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Si la demande porte sur une copie de documents volumineux qu’elle n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, l'administration est notamment en droit d'inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Alternativement, elle peut convenir avec le demandeur d’un échéancier de communication compatible avec le bon fonctionnement des services. Par ailleurs, si l’administration ne dispose pas des moyens de reproduction nécessaires pour satisfaire une demande de communication portant sur un volume important de documents, elle peut faire établir un devis auprès d’un prestataire de service extérieur. Il lui appartiendra alors d'adresser le devis de ce dernier au demandeur pour qu'il y donne suite, s'il y a lieu. Néanmoins, au cas présent, la commission invite le demandeur à faire preuve de modération dans l’exercice du droit d’accès prévu par la loi du 17 juillet 1978.