Avis 20142940 Séance du 18/09/2014

Maître XXX XXX, conseil de Madame XXX XXX, secrétaire administratif de l'éducation nationale et de l'enseignement supérieur (SAENES), a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 28 juillet 2014, à la suite du refus qui lui a été opposé par le recteur de l'académie de Nantes à la demande de communication du dossier administratif individuel de sa cliente. La commission estime que les documents administratifs sollicités sont communicables à l'intéressée, en vertu du II de l'article 6 de la loi du 17 juillet 1978. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le recteur de l'académie de Nantes a informé la commission qu'il avait proposé à l'intéressée de venir consulter son dossier sur place dans la mesure où la reproduction des quelques deux cent pages qui le composent apparaissait peu compatible avec le bon fonctionnement du service en période de préparation de la rentrée scolaire. La commission relève toutefois que la demande de communication porte non sur une demande de consultation, mais sur une demande de copie. Elle souligne qu’en vertu de l’article 4 de la loi du 17 juillet 1978, l’accès aux documents administratifs s’exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l’administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d’une copie sur un support identique à celui utilisé par l’administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document. La commission rappelle toutefois également que, dans le cas de demandes de communication portant sur un volume important de documents, l’administration est fondée à aménager les modalités de communication afin que l’exercice du droit d’accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. La commission en déduit que si la demande porte sur une copie de documents volumineux que l’administration n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, celle-ci peut inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Si le demandeur maintient son souhait de recevoir copie des documents, et que la reproduction des documents n’excède pas les possibilités techniques et les moyens de l’administration, celle-ci est fondée à en échelonner l’envoi dans le temps. Elle doit alors en aviser l’intéressé et, dans la mesure du possible, convenir avec lui d’un échéancier de communication. A cet égard, l’administration, qui doit statuer sur la demande de communication dans le délai d’un mois après sa saisine, au-delà duquel son silence vaut décision de refus en application de l’article 17 du décret n° 2005-1755 du 30 décembre 2005, doit aussi, lorsque le document est communicable, s’efforcer de procéder à sa communication dans ce même délai, sauf si le volume des documents demandés y fait manifestement obstacle, ce qui ne semble pas être le cas en l'espèce. La commission émet donc un avis favorable à la demande de communication.