Avis 20142732 Séance du 04/09/2014

Monsieur XXX XXX a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 8 juillet 2014, à la suite du refus opposé par la présidente du SIVOM de Tremblay-Serazereux à sa demande de communication, par courriel, des documents suivants : 1) les procès-verbaux des réunions du conseil syndical des 29 mars, 4 et 25 avril 2014 ; 2) les budgets, général et régie des transports, 2014. La commission rappelle tout d'abord que les documents demandés sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L5211-46 du code général des collectivités territoriales. En réponse à la demande qui lui a été adressée, la présidente du SIVOM de Tremblay-Serazereux a informé la commission que Monsieur XXX pouvait venir consulter ces documents dans les locaux de la mairie. La commission en prend note, mais observe que Monsieur XXX souhaite que les documents lui soient adressés par courrier électronique. S'agissant des modalités de communication, la commission rappelle en effet qu'en vertu de l'article 4 de la loi du 17 juillet 1978, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document. La commission estime cependant que ces dispositions ne font pas obligation à l’administration de communiquer sous forme électronique les documents dont elle ne dispose pas déjà sous cette forme, ou de numériser un document disponible en version papier. La commission rappelle également que, hormis le cas des demandes présentant un caractère abusif, le volume ou le nombre des documents demandés ne peuvent, par eux-mêmes, justifier légalement un refus de communication. En revanche, l’administration est fondée, dans ce cas, à aménager les modalités de communication afin que l'exercice du droit d'accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Si la demande porte sur une copie de documents volumineux ou en grand nombre, qu’elle n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, l'administration est notamment en droit d'inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Alternativement, elle peut convenir avec le demandeur d’un échéancier de communication compatible avec le bon fonctionnement des services. La commission souligne également qu'en application de l'article 35 du décret n° 2005-1755 du 30 décembre 2005, les frais correspondant au coût de reproduction des documents et, le cas échéant, d'envoi de ceux-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Ces frais sont calculés conformément aux articles 2 et 3 de l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001. L'intéressé doit être avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé. Par ailleurs, si l’administration ne dispose pas des moyens de reproduction nécessaires pour satisfaire une demande de communication portant sur un volume important de documents, elle peut faire établir un devis auprès d’un prestataire de service extérieur. Il lui appartiendra alors d'adresser le devis de ce dernier au demandeur pour qu'il y donne suite, s'il y a lieu. La présidente du SIVOM de Tremblay-Serazereux ayant indiqué que les documents demandés n'existaient pas sous forme numérique, la commission émet un avis favorable à la communication à Monsieur XXX de ceux-ci, selon l'une des deux autres modalités prévues par l'article 4 de la loi du 17 juillet 1978.