Avis 20142389 Séance du 24/07/2014

Monsieur XXX XXX a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 16 juin 2014, à la suite du refus opposé par le maire de Tallard à sa demande de communication, par envoi dématérialisé, des documents suivants sachant que le maire lui propose des copies dont le montant total s’élève à 35 euros : 1) les arrêtés municipaux pris depuis le début de l'année 2014 ; 2) le budget primitif 2014 ; 3) les comptes détaillés 2013. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire de Tallard a informé la commission de ce que la communication par voie électronique des documents visés au points 2) et 3) de la demande nécessitait une numérisation préalable. Dès lors que la loi du 17 juillet 1978 ne fait pas obligation à l’administration d’élaborer un document ou de numériser un document qu’elle détient sous forme papier et qu'elle a, en l'espèce, adressé à Monsieur XXX copie des documents sollicités, la commission ne peut, en l'absence de refus de communication, que déclarer irrecevable la demande d’avis sur ces points. La commission estime que les documents demandés au point 1) de la demande sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l’article L2121-26 du code général des collectivités territoriales. Elle relève cependant, comme cela lui a été signalé par le maire, que le traitement de ce point de la demande nécessite, eu égard au volume des documents sollicités, un travail important susceptible de perturber le bon fonctionnement des services. La commission rappelle que, hormis le cas des demandes présentant un caractère abusif, le volume des documents demandés ne peut, par lui-même, justifier légalement un refus de communication. En revanche, l’administration est fondée, dans ce cas, à aménager les modalités de communication afin que l'exercice du droit d'accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Si la demande porte sur une copie de documents volumineux qu’elle n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, l'administration est notamment en droit d'inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. La commission émet donc un avis favorable à la communication des documents visés par le point 1) dans le cadre d'un aménagement des modalités de communication dont le principe a d’ailleurs été accepté par le demandeur. S'agissant de l'éventuelle mise en ligne de ces documents par le demandeur, la commission précise, à la demande de l'administration, que cette publication sur un site Internet, qui constitue une utilisation du document à d’autres fins que la mission de service public pour laquelle il a été élaboré, constitue une réutilisation au sens de l’article 10 de la loi du 17 juillet 1978. Compte tenu des termes du deuxième alinéa de l'article L2121-26 du code général des collectivités territoriales, qui dispose, à propos des documents qui en relèvent : « chacun peut les publier sous sa responsabilité », la commission estime que les dispositions du premier alinéa de l’article 13 de la loi du 17 juillet 1978 n'imposeraient pas au demandeur de procéder, avant leur réutilisation, à l’anonymisation des documents communiqués. En revanche, sauf accord de l’administration, les informations contenues dans ces comptes rendus ne devraient pas être altérées, leur sens ne devrait pas être dénaturé, leurs sources et la date de leur dernière mise à jour devrait être mentionnée conformément aux dispositions de l’article 12 de la loi du 17 juillet 1978. La commission estime que la mise en ligne intégrale et sans modification des comptes rendus communiqués par la commune, qui mentionnent eux-mêmes leur source et leur date, suffirait à satisfaire à ces dernières prescriptions. Enfin, la commission rappelle que si la réutilisation s'accompagnait d'un traitement, au sens de l'article 2 de la loi du 6 janvier 1978, des données à caractère personnel contenues dans ces comptes rendus, le réutilisateur devrait se conformer aux dispositions de cette loi, conformément au deuxième alinéa de l'article 13 de la loi du 17 juillet 1978, en procédant à l'anonymisation préalables des données à caractère personnel, sauf accord de la personne concernée.