Avis 20142333 Séance du 03/07/2014

Monsieur XXX XXX a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 11 juin 2014, à la suite du refus opposé par la garde des sceaux, ministre de la justice à sa demande de copie, et non de consultation sur place, des documents suivants : 1) les justificatifs d'envoi de son dossier social à la commission administrative paritaire (CAP) des surveillants brigadiers qui s'est déroulée du 2 au 6 juin 2014 ; 2) les rapports sociaux établis par l'assistante sociale de la maison d'arrêt de Fleury-Mérogis, Madame XXX XXX XXX ; 3) les documents joints aux rapports sociaux permettant de justifier sa situation personnelle, familiale et professionnelle. En l'absence de réponse de la garde des sceaux, ministre de la justice, la commission estime que les rapport sociaux demandés, dont elle n'a pu prendre connaissance, sont des documents administratifs en principe communicables de plein droit au demandeur, en application du II de l'article 6 de la loi du 17 juillet 1978, sous réserve, le cas échéant, de l'occultation préalable des éventuelles mentions susceptibles de porter atteinte au secret de la vie privée de tiers, de révéler des appréciations portées sur des tiers, ou de faire apparaître de leur part un comportement dont la divulgation pourrait leur porter préjudice, conformément au II et au III du même article 6. S'agissant des modalités de communication, la commission rappelle qu'en vertu de l'article 4 de la loi du 17 juillet 1978, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document. La commission émet donc, sous les réserves rappelées plus haut, un avis favorable à la communication au demandeur d'une copie des documents sollicités.